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  • Excel财务函数的应用

    Excel财务函数的应用

    随着计算机技术的迅速普及,财会人员已经逐步从繁杂的手工劳动中解脱出来。财务人员如果能够正确、灵活地使用Excel进行财务函数的计算,则能大大减轻日常工作中有关指标计算的工作量。
    一、固定资产折旧的计算
    按照现行制度规定,企业计提折旧的方法有:直线法、双倍余额递减法和年数总和法。按照传统的手工计算方法计算起来比较烦琐,我们利用Excel计算就方便多了。
    1.直线法。在ExceI中使用直线折旧法提取的折旧,其函数为:SLN(cost,salvage,1ife)。其中:cost代表固定资产原值;salvage代表预计净残值;life代表固定资产预计使用年数。
    例如,某企业有一台机器原始成本为16万元,预计可使用5年,预计残值为1万元,则 每年的折旧额为:
    SLN(160000,10000,5)=30000(元)
    每月的折旧额为:
    SLN(160000,10000,5×12)=2500(元)
    2.双倍余额递减法。双倍余额递减法是加速折旧计算法。用此法提取折旧第一期折旧额较大,以后各期依次减少。其函数为:DDB(cost,salvage,life,period,factor)。
    其中:period代表进行折旧计算的期数;factor代表余额递减率,若省略,则采用默认值2(双倍余额递减)。
    例如,某高新科技企业进口一条生产线,安装完毕后,固定资产原值为20万元,预计使用年限5年,预计净残值收入8000元,计算各年的折旧额。
    第一年应提折旧:DDB(200000,8000,5,1)=80000
    第二年应提折旧:DDB(200000,8000,5,2)=48000
    第三年应提折旧:DDB(200000,8000,5,3)=28800
    第四年应提沂旧:SLN(43200,8000,2,4):17600
    第五年应提折旧:SLN(43200,800Q,2,5)=17600
    3.年数总和法。年数总和法计提折旧用函数:SYD(cost,salvage,1ife,period)。
    例如,某项固定资产原值为50000元,预计使用年限为5年,预计净残值为2000元。采用年数总和法计算各年折旧额。
    第一年应提折旧:SYD(50000,2000,5,1)=16000
    第二年应提折旧:SYD(50000、2000、5、2)=12800
    第三年应提折旧:SYD(50000,2000,5,3)=9600
    第四年应提折旧:SYD(50000,2000,5,4)=6400
    第五年应提折旧:SYD(50000,2000,5,5)=3200
    二、货币时间价值的计算
    货币时间价值的计算,在财务管理中有着广泛的用途,如存货管理、养老金决策、租赁决策、资产和负债估价、长期投资决策等方面。随着财务问题的日益复杂化,时间价值观念的应用也将日益广泛。
    1.复利终值的计算。复利终值有普通复利终值、普通年金终值和预付年终值等形式。
    其计算函数为:FV(rate、nper,pmt,pv,type)。其中:rate代表利率;nper代表总投资期,即该项投资总的付款期数;pmt代表各期支出金额,在整个投资期内不变,若该参数为0或省略,则函数值为普通复利终值;pv代表现佰,也称本金。若省略此参数或为0,则函数值为年金终值(pmt不为0);type只有数值0或1,0或忽略表示收付款时间是期末,1表示是期初。
    注意:在pmt不为0,pv=0,type=1时、函数值为预付年金终值。在Excel中,对函数涉及金额的参数,是有特别规定的,即:支出的款项(如向银行存入款项)、用负数表示:收入的款项(如股息收入),用正数表示, (1)普通复利终值的计算。例如,某人将10000元投资于一顶事业,年报酬率为6%,3年后的复利终值为:
    FV(6%,3,0,-10000,0)=11910(元)
    (2)普通年金终值的计算。例如,某人每年存入银行10000元、年利率为10%,计算第3年年末可以从银行取得的本利和(每年年末存入银行)为:
    FV(10%,3,-10000,0,0)=33100(元)
    (3)预付年金终值的计算。仍以上例为例,计算预付年金终值(每年年初存入银行),则:
    FV(10%,3,-10000,0,1)=36410(元)
    2.复利现值的计算。复利现值与复利终值是一对对称的概念,复利现值包括普通复利现值、普通年金现值和预付年金现值。
    这些指标通过PV(rate,nper,pmt,fv,type)来计算:它们的区别在于参数的设定:pmt代表各期所获得的金额,fv代表未来值(终值),如果省略fv,系统默认值为年金现值(pmt不为0)。
    (1)普通复利现值的计算。例如,某人拟在5年后获得本利和10000元,投资报酬率为10%,他现在应投入的金额为:
    PV(10%,5,0,10000,0)=-6209(元)
    (2)普通年金现值的计算‘例如,某人要购买一项养老保险,购买成本为60000元,该保险可以在20年内于每月末回报500元、投资报酬率为8%,计算这笔投资是否值得。
    PV(0.08/12,12×20.500,0,0)=—59777(元) 由于养老保险的现值(59777元)小于实际支付的现值(60000元),因此,这项投资不合算:
    (3)预付年金现值的计算。例如,用6年时间分期付款购物,每年预付566元。设银行利率为10%,该项分期付款相当于一次现金交付的购价是多少?
    PV(10%,6.200,0,1)=-958
    3.投资期数的计算。计算项日的投资期,用函数NPER(rate,pmt,pv,fv,type)来计算。
    例如,A公司准备从甲公司购买一台设备,甲公司有两种销货方式供A公司选择:一是现在一次全额付款90万元;二是分若干年每年初付款16万元。假设资金成本为10%,如果A公司选择第二种付款方式,甲公司在签订合同时可接受的收款次数至少为多少次,其收入才不低于一次性全额收款?
    由于A公司和甲公司一个属于付款,另一个属于收款,所以pmt和pv必需有一个用负数表示,则根据题意!
    NPER(10%,-160000,900000,0,1)=7.51 因为收款次数应为正整数,并且不能小于7.51,所以收款次数至少为8次。
    三、投资决策中有关指标的计算
    投资决策中、作为评价方案优劣尺度的指标主要有净现值、现值指数和内含报酬率。这些计算通常用手工较为麻烦,Excel直接提供了计算净现值和内含报酬率的函数,现值指数可以间接地计算得到。
    1.净现值的计算。净现值的计算用函数为:NPV(rate,value1,value2,…)。其中:rate代表贴现率;value1,value2,…代表支出和收入的1到29个参数,时间均匀分布在每期末出现。NPV按次序使用value1,value2,…来注释现金流量的次序。
    例如,某公司准备购置一台新设备,价款为40000元,以扩大生产规模,项目周期为5年,各年的净现金流量分别为15000、12000、13000、18000、8000,若资金成本为16%,计算达一投资项目的净现值并说明是否可行。
    NPV(0.1-40000,15000,12000,13000,18000,8000)=9620(元) 净现值大于0,所以项目可行。
    2.内含报酬率的计算。内含报酬率的计算函数为:IRR(values,guess)。其中values代表一个数组,或对数字单元格区的引用,必须包括至少一个正值和一个负值;guess代表内含报酬率的猜测值,如果忽略,则为10%。
    仍以上例为例,由于函数IRR的参数values必须是一组或单元格中的数字,所以假定上述各年的净现金流量分别放在A1、A2……A6单元格中,然后在A7中输入IRR(A1:A6),就可以得到内含报酬率为20%。
    通过以上计算可以看出,Excel为我们提供了财务指标计算的简捷方法,它是加强财务管理的有效方法。

  • Excel分解混合成本

    用EXCEL分解混合成本

    量本利分析是企业研究成本、产销量与利润之间依存关系和变化规律的重要手段。但量本利分析的前提是应用变动成本法,按成本性态将混合成本(全部成本)分解为变动成本和固定成本两部分。混合成本分解的方法通常有技术测定法、会计法、高低点法、散布图法和线性回归法。而线性回归法是根据已知若干期间历史数据,采用数学中的最小二乘法,使所确定的直线与各成本点之间误差平方和最小,分解的结果最为精确、科学;但其运算工作量大且繁复,尤其是多元回归分解,手工难以准确解算。为解决线性回归法成本分解中复杂的数学计算问题,可借助于EXCEL电子制表系统的相关函数,通过计算机进行简便的操作就可实现。
    一、分解混合成本的相关函数
    EXCEL电子制表系统中函数的语法分为函数名和参数两部分,参数用圆括号括起来,之间以逗号隔开。参数可以为单元格区域、数组、函数、常数(逻辑型、数值型等)。分解混合成本时,主要采用线性回归函数LINEST,辅以使用索引取值INDEX与四舍五入ROUND函数。
    1、线性回归函数LINEST.LINEST类统计分析函数,通常用于销售量和成本预测。若用于分解混合成本,该函数的功能为:运算结果返回一线性回归方程的参数,即当已知一组混合成本为Y因变量序列值、N组Xi有关自变量因素的数量序列值时,函数返回回归方程的系数bi(i=1,2…n单位变动成本)和常数a(固定成本或费用)。多元回归方程模型则为:y=b1x1+b2X2……+bnXn+a语法格式:LINEST(y序列值,x序列值,Const常数项不为零否,Stats系数检验统计量出现否)。
    其中:Const、Stats均为逻辑变量,只有TRUE和FALSE两个输入选项。Const为TRUE或被省略,正常计算a(固定成本);否则为FALSE,a设置为0.Stats指定是否返回检验统计量的值,如果Stats为TRUE,LINEST返回有关检验统计量;否则为FALSE或被省略,LINEST函数运算结果只返回系数bi(单位变动成本)和常数a(固定成本)。LINEST函数计算结果是以数组方式反映的一个系数序列表,其中包括检验统计量,各系数的表达次序严格,参见下表,可根据需要从表中对照取值。
    第一行bi为各因素的单位变动成本,a为固定成本;第二行为各自变量因素的标准误差值;第三行为相关系数r2与总成本y的标准误差值;第四行为统计值、Df为自由度,分别用于判定自变量与因变量间的关系式是否偶然出现和确定该模型的置信度水平;第五行SSreg与SSresid分别为回归平方和、残差平方和。用INDEX函数可从表中进行行列位置定位取值。相关系数r的取值范围在十1与-1之间。若r=0不相关,即业务量与总成本无直接依存关系;若r越趋近于1,说明相关程度越大;若r=+1,表示业务量与成本保持正比例相关;若r=-1,表示业务量与成本保持负比例相关。因此可根据计算结果中的相关系数,判断其因素或多因素与混合成本费用是否相关;若相关,分解结果有效,否则无效。
    2、索引取值函数INDEX.语法格式:INDEX(单元格区域或数组常量,行序号,列序号);功能:使用索引从单元格区域或数组中选取值。可用该函数在LINEST函数返回系数序列数组表中根据所需数据所处的行列位置定位选取。
    3、四舍五入函数ROUND.语法格式:ROUND(数字,小数位数);功能:将数字四舍五入到指定的小数位数。由于LINEST函数的返回值为6位小数,用此函数指定保留的小数位数。
    二、应用实例
    假定某企业前5期的动力费用与取暖日数、非生产用煤气方数、发电度数三因素具有相关性。动力费用与三因素的数学关系模型应为:
    动力费用y=日取暖费用b1×取暖日数X1十煤气单位成本b2×煤气方数x2十发电单位成本b3×发电度数xa十固定成本a源数据资料如图的A2:E6区域,目标结果数据将被存放和显示于B7:E9区域。
    操作步骤如下:
    1、选定任一工作表的A2:E7区域输入已知各期动力费用、取暖日数、煤气方数、发电度数,并进行格式设计;选择一连续单元格区域B7:E9,其大小难备放置线性回归方程的固定及变动系数a、b1、b2、b3及相关系数r2.
    2、选用[插入]菜单上[名字]命令下的[定义]子命令,将因变量动力费用所在的区域B2:B6定义为Y,将三个自变量取暖日数、煤气方数及发电度数所形成的连续区域定义为X.
    3、在单元格B8中输入计算a的公式=ROUND(INDEX(LINEST(YX,TRUE,TRUE),1,4),2)。其中,与LINEST函数嵌套的INDEX函数的参数1和4,分别为INDEX函数从LINEST函数返回的检验统计量的系数表中索引a的行号与列号;与INDEX嵌套的ROUND函数中的参数2意为保留2为小数。
    4、将B8单元格的公式复制和粘贴在b1、b2、b3及相关系数r2对应的单元植C8、D8、E8、B9中,然后仅修改各公式中INDEX函数从LINEST函数返回的检验统计量的系数表中索引所需系数的行号与列号。计算单位变动成本b1、b2、b3及相关系数r2的公式分别为=ROUND(INDEX(LINEST(Y,X,TRUE,TRUE),1,3),2);=ROUND(INDEX(LINEST(Y,X,TRUE,TRUE),1,2),2);=ROUND(INDEX(LINES(Y,X,TRUE,TRUE),1,1),2);=ROUND(INDEX(LINEST(Y,X,TRUE,TRUE),3,1),2)。当公式输入完毕,计算结果则自动存放并显示于B7:E9单元区域。
    相关系数平方为0.87,经开方后其值接近0.93,结果说明取暖日数、煤气方数、发电度数与动力混合费用高度相关。取暖日数、煤气方数、发电度数与蒸汽混合费用关系数学模型则表达为:
    y=2282.27X1+0.08X2+0.31X3+190245.1
    用以上方法进行多元混合成本费用分解,函数运算结果(目标数据)和源数据区域建立了自动链接关系。当源数据变更时,目标数据将根据输入的公式函数自动重新计算得出新的成本费用分解结果。

  • Excel小技巧集锦

    Excel小技巧集锦

    也许你已经在Excel中完成过上百张财务报表,也许你已利用Excel函数实现过上千次的复杂运算,也许你认为Excel也不过如此,甚至了无新意。但我们平日里无数次重复的得心应手的使用方法只不过是Excel全部技巧的百分之一。本专题从Excel2002中的一些鲜为人知的技巧入手,领略一下关于Excel的别样风情。
    一、建立分类下拉列表填充项
    我们常常要将企业的名称输入到表格中,为了保持名称的一致性,利用“数据有效性”功能建了一个分类下拉列表填充项。
    1.在Sheet2中,将企业名称按类别(如“工业企业”、“商业企业”、“个体企业”等)分别输入不同列中,建立一个企业名称数据库。
    2.选中A列(“工业企业”名称所在列),在“名称”栏内,输入“工业企业”字符后,按“回车”键进行确认。
    仿照上面的操作,将B、C……列分别命名为“商业企业”、“个体企业”……
    3.切换到Sheet1中,选中需要输入“企业类别”的列(如C列),执行“数据→有效性”命令,打开“数据有效性”对话框。在“设置”标签中,单击“允许”右侧的下拉按钮,选中“序列”选项,在下面的“来源”方框中,输入“工业企业”,“商业企业”,“个体企业”……序列(各元素之间用英文逗号隔开),确定退出。
    再选中需要输入企业名称的列(如D列),再打开“数据有效性”对话框,选中“序列”选项后,在“来源”方框中输入公式:=INDIRECT(C1),确定退出。
    4.选中C列任意单元格(如C4),单击右侧下拉按钮,选择相应的“企业类别”填入单元格中。然后选中该单元格对应的D列单元格(如D4),单击下拉按钮,即可从相应类别的企业名称列表中选择需要的企业名称填入该单元格中。
    提示:在以后打印报表时,如果不需要打印“企业类别”列,可以选中该列,右击鼠标,选“隐藏”选项,将该列隐藏起来即可。
    二、建立“常用文档”新菜单
    在菜单栏上新建一个“常用文档”菜单,将常用的工作簿文档添加到其中,方便随时调用。
    1.在工具栏空白处右击鼠标,选“自定义”选项,打开“自定义”对话框。在“命令”标签中,选中“类别”下的“新菜单”项,再将“命令”下面的“新菜单”拖到菜单栏。
    按“更改所选内容”按钮,在弹出菜单的“命名”框中输入一个名称(如“常用文档”)。
    2.再在“类别”下面任选一项(如“插入”选项),在右边“命令”下面任选一项(如“超链接”选项),将它拖到新菜单(常用文档)中,并仿照上面的操作对它进行命名(如“工资表”等),建立第一个工作簿文档列表名称。
    重复上面的操作,多添加几个文档列表名称。
    3.选中“常用文档”菜单中某个菜单项(如“工资表”等),右击鼠标,在弹出的快捷菜单中,选“分配超链接→打开”选项,打开“分配超链接”对话框。通过按“查找范围”右侧的下拉按钮,定位到相应的工作簿(如“工资。xls”等)文件夹,并选中该工作簿文档。
    重复上面的操作,将菜单项和与它对应的工作簿文档超链接起来。
    4.以后需要打开“常用文档”菜单中的某个工作簿文档时,只要展开“常用文档”菜单,单击其中的相应选项即可。
    提示:尽管我们将“超链接”选项拖到了“常用文档”菜单中,但并不影响“插入”菜单中“超链接”菜单项和“常用”工具栏上的“插入超链接”按钮的功能。
    三、让不同类型数据用不同颜色显示
    在工资表中,如果想让大于等于2000元的工资总额以“红色”显示,大于等于1500元的工资总额以“蓝色”显示,低于1000元的工资总额以“棕色”显示,其它以“黑色”显示,我们可以这样设置。
    1.打开“工资表”工作簿,选中“工资总额”所在列,执行“格式→条件格式”命令,打开“条件格式”对话框。单击第二个方框右侧的下拉按钮,选中“大于或等于”选项,在后面的方框中输入数值“2000”。单击“格式”按钮,打开“单元格格式”对话框,将“字体”的“颜色”设置为“红色”。
    2.按“添加”按钮,并仿照上面的操作设置好其它条件(大于等于1500,字体设置为“蓝色”;小于1000,字体设置为“棕色”)。
    3.设置完成后,按下“确定”按钮。
    看看工资表吧,工资总额的数据是不是按你的要求以不同颜色显示出来了。
    四、制作“专业符号”工具栏
    在编辑专业表格时,常常需要输入一些特殊的专业符号,为了方便输入,我们可以制作一个属于自己的“专业符号”工具栏。
    1.执行“工具→宏→录制新宏”命令,打开“录制新宏”对话框,输入宏名如“fuhao1” 并将宏保存在“个人宏工作簿”中,然后“确定”开始录制。选中“录制宏”工具栏上的“相对引用”按钮,然后将需要的特殊符号输入到某个单元格中,再单击“录制宏”工具栏上的“停止”按钮,完成宏的录制。
    仿照上面的操作,一一录制好其它特殊符号的输入“宏”。
    2.打开“自定义”对话框,在“工具栏”标签中,单击“新建”按钮,弹出“新建工具栏”对话框,输入名称——“专业符号”,确定后,即在工作区中出现一个工具条。
    切换到“命令”标签中,选中“类别”下面的“宏”,将“命令”下面的“自定义按钮”项拖到“专业符号”栏上(有多少个特殊符号就拖多少个按钮)。
    3.选中其中一个“自定义按钮”,仿照第2个秘技的第1点对它们进行命名。
    4.右击某个命名后的按钮,在随后弹出的快捷菜单中,选“指定宏”选项,打开“指定宏”对话框,选中相应的宏(如fuhao1等),确定退出。
    重复此步操作,将按钮与相应的宏链接起来。
    5.关闭“自定义”对话框,以后可以像使用普通工具栏一样,使用“专业符号”工具栏,向单元格中快速输入专业符号了。
    五、用“视面管理器”保存多个打印页面
    有的工作表,经常需要打印其中不同的区域,用“视面管理器”吧。
    1.打开需要打印的工作表,用鼠标在不需要打印的行(或列)标上拖拉,选中它们再右击鼠标,在随后出现的快捷菜单中,选“隐藏”选项,将不需要打印的行(或列)隐藏起来。
    2.执行“视图→视面管理器”命令,打开“视面管理器”对话框,单击“添加”按钮,弹出“添加视面”对话框,输入一个名称(如“上报表”)后,单击“确定”按钮。
    3.将隐藏的行(或列)显示出来,并重复上述操作,“添加”好其它的打印视面。
    4.以后需要打印某种表格时,打开“视面管理器”,选中需要打印的表格名称,单击“显示”按钮,工作表即刻按事先设定好的界面显示出来,简单设置、排版一下,按下工具栏上的“打印”按钮,一切就OK了。
    六、让数据按需排序
    如果你要将员工按其所在的部门进行排序,这些部门名称既的有关信息不是按拼音顺序,也不是按笔画顺序,怎么办?可采用自定义序列来排序。
    1.执行“格式→选项”命令,打开“选项”对话框,进入“自定义序列”标签中,在“输入序列”下面的方框中输入部门排序的序列(如“机关,车队,一车间,二车间,三车间”等),单击“添加”和“确定”按钮退出。
    2.选中“部门”列中任意一个单元格,执行“数据→排序”命令,打开“排序”对话框,单击“选项”按钮,弹出“排序选项”对话框,按其中的下拉按钮,选中刚才自定义的序列,按两次“确定”按钮返回,所有数据就按要求进行了排序。
    七、把数据彻底隐藏起来
    工作表部分单元格中的内容不想让浏览者查阅,只好将它隐藏起来了。
    1.选中需要隐藏内容的单元格(区域),执行“格式→单元格”命令,打开“单元格格式”对话框,在“数字”标签的“分类”下面选中“自定义”选项,然后在右边“类型”下面的方框中输入“;;;”(三个英文状态下的分号)。
    2.再切换到“保护”标签下,选中其中的“隐藏”选项,按“确定”按钮退出。
    3.执行“工具→保护→保护工作表”命令,打开“保护工作表”对话框,设置好密码后,“确定”返回。
    经过这样的设置以后,上述单元格中的内容不再显示出来,就是使用Excel的透明功能也不能让其现形。
    提示:在“保护”标签下,请不要清除“锁定”前面复选框中的“∨”号,这样可以防止别人删除你隐藏起来的数据。
    八、让中、英文输入法智能化地出现
    在编辑表格时,有的单元格中要输入英文,有的单元格中要输入中文,反复切换输入法实在不方便,何不设置一下,让输入法智能化地调整呢?
    选中需要输入中文的单元格区域,执行“数据→有效性”命令,打开“数据有效性”对话框,切换到“输入法模式”标签下,按“模式”右侧的下拉按钮,选中“打开”选项后,“确定”退出。
    以后当选中需要输入中文的单元格区域中任意一个单元格时,中文输入法(输入法列表中的第1个中文输入法)自动打开,当选中其它单元格时,中文输入法自动关闭。
    九、让“自动更正”输入统一的文本
    你是不是经常为输入某些固定的文本,如《电脑报》而烦恼呢?那就往下看吧。
    1.执行“工具→自动更正”命令,打开“自动更正”对话框。
    2.在“替换”下面的方框中输入“pcw”(也可以是其他字符,“pcw”用小写),在“替换为”下面的方框中输入“《电脑报》”,再单击“添加”和“确定”按钮。
    3.以后如果需要输入上述文本时,只要输入“pcw”字符此时可以不考虑“pcw”的大小写 ,然后确认一下就成了。
    十、在Excel中自定义函数
    Excel函数虽然丰富,但并不能满足我们的所有需要。我们可以自定义一个函数,来完成一些特定的运算。下面,我们就来自定义一个计算梯形面积的函数:
    1.执行“工具→宏→Visual Basic编辑器”菜单命令(或按“Alt+F11”快捷键),打开Visual Basic编辑窗口。
    2.在窗口中,执行“插入→模块”菜单命令,插入一个新的模块——模块1.
    3.在右边的“代码窗口”中输入以下代码:
    Function V(a,b,h)V = h*(a+b)/2End Function
    4.关闭窗口,自定义函数完成。
    以后可以像使用内置函数一样使用自定义函数。
    提示:用上面方法自定义的函数通常只能在相应的工作簿中使用。
    十一、表头下面衬张图片
    为工作表添加的背景,是衬在整个工作表下面的,能不能只衬在表头下面呢?
    1.执行“格式→工作表→背景”命令,打开“工作表背景”对话框,选中需要作为背景的图片后,按下“插入”按钮,将图片衬于整个工作表下面。
    2.在按住Ctrl键的同时,用鼠标在不需要衬图片的单元格(区域)中拖拉,同时选中这些单元格(区域)。
    3.按“格式”工具栏上的“填充颜色”右侧的下拉按钮,在随后出现的“调色板”中,选中“白色”。经过这样的设置以后,留下的单元格下面衬上了图片,而上述选中的单元格(区域)下面就没有衬图片了(其实,是图片被“白色”遮盖了)。
    提示衬在单元格下面的图片是不支持打印的。
    十二、用连字符“&”来合并文本
    如果我们想将多列的内容合并到一列中,不需要利用函数,一个小小的连字符“&”就能将它搞定(此处假定将B、C、D列合并到一列中)。
    1.在D列后面插入两个空列(E、F列),然后在D1单元格中输入公式:=B1&C1&D1.
    2.再次选中D1单元格,用“填充柄”将上述公式复制到D列下面的单元格中,B、C、D列的内容即被合并到E列对应的单元格中。
    3.选中E列,执行“复制”操作,然后选中F列,执行“编辑→选择性粘贴”命令,打开“选择性粘贴”对话框,选中其中的“数值”选项,按下“确定”按钮,E列的内容(不是公式)即被复制到F列中。
    4.将B、C、D、E列删除,完成合并工作。
    提示:完成第1、2步的操作,合并效果已经实现,但此时如果删除B、C、D列,公式会出现错误。故须进行第3步操作,将公式转换为不变的“值”。
    十三、快速打印学生成绩条
    常有朋友问“如何打印成绩条”这样的问题,有不少人采取录制宏或VBA的方法来实现,这对于初学者来说有一定难度。出于此种考虑,我在这里给出一种用函数实现的简便方法。
    此处假定学生成绩保存在Sheet1工作表的A1至G64单元格区域中,其中第1行为标题,第2行为学科名称。
    1.切换到Sheet2工作表中,选中A1单元格,输入公式:=IF(MOD(ROW(),3)=0,″″,IF(0MODROW(),3(=1,sheet1!A$2,INDEX(sheet1!$A:$G,INT(((ROW()+4)/3)+1),COLUMN())))。
    2.再次选中A1单元格,用“填充柄”将上述公式复制到B1至G1单元格中;然后,再同时选中A1至G1单元格区域,用“填充柄”将上述公式复制到A2至G185单元格中。
    至此,成绩条基本成型,下面简单修饰一下。
    3.调整好行高和列宽后,同时选中A1至G2单元格区域(第1位学生的成绩条区域),按“格式”工具栏“边框”右侧的下拉按钮,在随后出现的边框列表中,选中“所有框线”选项,为选中的区域添加边框(如果不需要边框,可以不进行此步及下面的操作)。
    4.同时选中A1至G3单元格区域,点击“常用”工具栏上的“格式刷”按钮,然后按住鼠标左键,自A4拖拉至G186单元格区域,为所有的成绩条添加边框。
    按“打印”按钮,即可将成绩条打印出来。
    十四、Excel帮你选函数
    在用函数处理数据时,常常不知道使用什么函数比较合适。Excel的“搜索函数”功能可以帮你缩小范围,挑选出合适的函数。
    执行“插入→函数”命令,打开“插入函数”对话框,在“搜索函数”下面的方框中输入要求(如“计数”),然后单击“转到”按钮,系统即刻将与“计数”有关的函数挑选出来,并显示在“选择函数”下面的列表框中。再结合查看相关的帮助文件,即可快速确定所需要的函数。
    十五、同时查看不同工作表中多个单元格内的数据
    有时,我们编辑某个工作表(Sheet1)时,需要查看其它工作表中(Sheet2、Sheet3……)某个单元格的内容,可以利用Excel的“监视窗口”功能来实现。
    执行“视图→工具栏→监视窗口”命令,打开“监视窗口”,单击其中的“添加监视”按钮,展开“添加监视点”对话框,用鼠标选中需要查看的单元格后,再单击“添加”按钮。重复前述操作,添加其它“监视点”。
    以后,无论在哪个工作表中,只要打开“监视窗口”,即可查看所有被监视点单元格内的数据和相关信息。
    十六、为单元格快速画边框
    在Excel 2002以前的版本中,为单元格区域添加边框的操作比较麻烦,Excel 2002对此功能进行了全新的拓展。
    单击“格式”工具栏上“边框”右侧的下拉按钮,在随后弹出的下拉列表中,选“绘图边框”选项,或者执行“视图→工具栏→边框”命令,展开“边框”工具栏。
    单击工具栏最左侧的下拉按钮,选中一种边框样式,然后在需要添加边框的单元格区域中拖拉,即可为相应的单元格区域快速画上边框。
    提示:①如果画错了边框,没关系,选中工具栏上的“擦除边框”按钮,然后在错误的边框上拖拉一下,就可以清除掉错误的边框。②如果需要画出不同颜色的边框,可以先按工具栏右侧的“线条颜色”按钮,在随后弹出的调色板中选中需要的颜色后,再画边框即可。③这一功能还可以在单元格中画上对角的斜线。
    十七、控制特定单元格输入文本的长度
    你能想象当你在该输入四位数的单元格中却填入了一个两位数,或者在该输入文字的单元格中你却输入了数字的时候,Excel就能自动判断、即时分析并弹出警告,那该多好啊!要实现这一功能,对Excel来说,也并不难。
    例如我们将光标定位到一个登记“年份”的单元格中,为了输入的统一和计算的方便,我们希望“年份”都用一个四位数来表示。所以,我们可以单击“数据”菜单的“有效性”选项。在“设置”卡片“有效性条件”的“允许”下拉菜单中选择“文本长度”。然后在“数据”下拉菜单中选择“等于”,且“长度”为“4”。同时,我们再来到“出错警告”卡片中,将“输入无效数据时显示的出错警告”设为“停止”,并在“标题”和“错误信息”栏中分别填入“输入文本非法!”和“请输入四位数年份。”字样。
    很显然,当如果有人在该单元格中输入的不是一个四位数时,Excel就会弹出示的警告对话框,告诉你出错原因,并直到你输入了正确“样式”的数值后方可继续录入。神奇吧?其实,在Excel的“数据有效性”判断中,还有许多特殊类型的数据格式可选,比如“文本类型”啊,“序列大小”啊,“时间远近”啊,如你有兴趣,何不自作主张,自己设计一种检测标准,让你的Excel展示出与众不同的光彩呢。
    十八、成组填充多张表格的固定单元格
    我们知道每次打开Excel,软件总是默认打开多张工作表。由此就可看出Excel除了拥有强大的单张表格的处理能力,更适合在多张相互关联的表格中协调工作。要协调关联,当然首先就需要同步输入。因此,在很多情况下,都会需要同时在多张表格的相同单元格中输入同样的内容。
    那么如何对表格进行成组编辑呢?首先我们单击第一个工作表的标签名“Sheet1”,然后按住Shift键,单击最后一张表格的标签名“Sheet3”(如果我们想关联的表格不在一起,可以按住Ctrl键进行点选)。此时,我们看到Excel的标题栏上的名称出现了“工作组”字样,我们就可以进行对工作组的编辑工作了。在需要一次输入多张表格内容的单元格中随便写点什么,我们发现,“工作组”中所有表格的同一位置都显示出相应内容了。
    但是,仅仅同步输入是远远不够的。比如,我们需要将多张表格中相同位置的数据统一改变格式该怎么办呢?首先,我们得改变第一张表格的数据格式,再单击“编辑”菜单的“填充”选项,然后在其子菜单中选择“至同组工作表”。这时,Excel会弹出“填充成组工作表”的对话框,在这里我们选择“格式”一项,点“确定”后,同组中所有表格该位置的数据格式都改变了。
    十九、改变文本的大小写
    在Excel中,为表格处理和数据运算提供最强大支持的不是公式,也不是数据库,而是函数。不要以为Excel中的函数只是针对数字,其实只要是写进表格中的内容,Excel都有对它编辑的特殊函数。例如改变文本的大小写。
    在Excel 2002中,至少提供了三种有关文本大小写转换的函数。它们分别是:“=UPPER(源数据格)”,将文本全部转换为大写:“=LOWER(源数据格)”,将文本全部转换成小写:“=PROPER(源数据格)”,将文本转换成“适当”的大小写,如让每个单词的首字母为大写等。例如,我们在一张表格的A1单元格中输入小写的“excel”,然后在目标单元格中输入“=UPPER(A1)”,回车后得到的结果将会是“EXCEL”。同样,如果我们在A3单元格中输入“mr.weiwei”,然后我们在目标单元格中输入“=PROPER(A3)”,那么我们得到的结果就将是“Mr.Weiwei”了。
    二十、提取字符串中的特定字符
    除了直接输入外,从已存在的单元格内容中提取特定字符输入,绝对是一种省时又省事的方法,特别是对一些样式雷同的信息更是如此,比如员工名单、籍贯等信息。
    如果我们想快速从A4单元格中提取称谓的话,最好使用“=RIGHT(源数据格,提取的字符数)”函数,它表示“从A4单元格最右侧的字符开始提取2个字符”输入到此位置。当然,如果你想提取姓名的话,则要使用“=LEFT(源数据格,提取的字符数)”函数了。还有一种情况,我们不从左右两端开始,而是直接从数据中间提取几个字符。比如我们要想从A5单元格中提取“武汉”两个字时,就只须在目标单元格中输入“=MID(A5,4,2)”就可以了。意思是:在A5单元格中提取第4个字符后的两个字符,也就是第4和第5两个字。
    二十一、把基数词转换成序数词
    将英文的基数词转换成序数词是一个比较复杂的问题。因为它没有一个十分固定的模式:大多数的数字在变成序数词都是使用的“th”后缀,但大凡是以“1”、“2”、“3”结尾的数字却分别是以“st”、“nd”和“rd”结尾的。而且,“11”、“12”、“13”这3个数字又不一样,它们却仍然是以“th”结尾的。因此,实现起来似乎很复杂。其实,只要我们理清思路,找准函数,只须编写一个公式,就可轻松转换了。不信,请看:“=A2&IF(OR(value(RIGHT(A2,2))={11,12,13}),″th″,IF(OR(value(RIGHT(A2))={1,2,3,},CHOOSE(RIGHT(A2),″st″,″nd″,″rd″),″th″))”。该公式尽管一长串,不过含义却很明确:①如果数字是以“11”、“12”、“13”结尾的,则加上“th”后缀;②如果第1原则无效,则检查最后一个数字,以“1”结尾使用“st”、以“2”结尾使用“nd”、以“3”结尾使用“rd”;③如果第1、2原则都无效,那么就用“th”。因此,基数词和序数词的转换实现得如此轻松和快捷。
    二十二、用特殊符号补齐位数
    和财务打过交道的人都知道,在账面填充时有一种约定俗成的“安全填写法”,那就是将金额中的空位补齐,或者在款项数据的前面加上“$”之类的符号。其实,在Excel中也有类似的输入方法,那就是“REPT”函数。它的基本格式是“=REPT(”特殊符号“,填充位数)”。
    比如,我们要在中A2单元格里的数字结尾处用“#”号填充至16位,就只须将公式改为“=(A2&REPT(″#″,16-LEN(A2)))”即可;如果我们要将A3单元格中的数字从左侧用“#”号填充至16位,就要改为“=REPT(″#″,16-LEN(A3)))&A3”;另外,如果我们想用“#”号将A4中的数值从两侧填充,则需要改为“=REPT(″#″,8-LEN(A4)/2)&A4&REPT(″#″)8-LEN(A4)/2)”;如果你还嫌不够专业,要在A5单元格数字的顶头加上“$”符号的话,那就改为:“=(TEXT(A5,″$#,##0.00″(&REPT(″#″,16-LEN(TEXT(A5,″$#,##0.00″))))”,一定能满足你的要求。
    二十三、创建文本直方图
    除了重复输入之外,“REPT”函数另一项衍生应用就是可以直接在工作表中创建由纯文本组成的直方图。它的原理也很简单,就是利用特殊符号的智能重复,按照指定单元格中的计算结果表现出长短不一的比较效果。
    比如我们首先制作一张年度收支平衡表,然后将“E列”作为直方图中“预算内”月份的显示区,将“G列”则作为直方图中“超预算”的显示区。然后根据表中已有结果“D列”的数值,用“Wingdings”字体的“N”字符表现出来。具体步骤如下:
    在E3单元格中写入公式“=IF(D3<0,REPT(″n″,-ROUND(D3*100,0)),″″)”,然后选中它并拖动“填充柄”,使E列中所有行都能一一对应D列中的结果;接着在G3单元格中写入公式“=IF(D3>0,REPT(″n″,ROUND(D3*100,0)),″″)”,也拖动填充柄至G14.我们看到,一个没有动用Excel图表功能的纯文本直方图已展现眼前,方便直观,简单明了。
    二十四、计算单元格中的总字数
    有时候,我们可能对某个单元格中字符的数量感兴趣,需要计算单元格中的总字数。要解决这个问题,除了利用到“SUBSTITUTE”函数的虚拟计算外,还要动用“TRIM”函数来删除空格。比如现在A1单元格中输入有“how many words?”字样,那么我们就可以用如下的表达式来帮忙:
    “=IF(LEN(A1)=0,0,LEN(TRIM(A1))-LEN(SUBSTITUTE(TRIM(A1),″,″,″″))+1)”
    该式的含义是先用“SUBSTITUTE”函数创建一个新字符串,并且利用“TRIM”函数删除其中字符间的空格,然后计算此字符串和原字符串的数位差,从而得出“空格”的数量,最后将空格数+1,就得出单元格中字符的数量了。
    二十五、关于欧元的转换
    这是Excel 2002中的新工具。如果你在安装Excel 2002时选择的是默认方式,那么很可能不能在“工具”菜单中找到它。不过,我们可以先选择“工具”菜单中的“加载宏”,然后在弹出窗口中勾选“欧元工具”选项,“确定”后Excel 2002就会自行安装了。
    完成后我们再次打开“工具”菜单,单击“欧元转换”,一个独立的专门用于欧元和欧盟成员国货币转换的窗口就出现了。与Excel的其他函数窗口一样,我们可以通过鼠标设置货币转换的“源区域”和“目标区域”,然后再选择转换前后的不同币种即可。所示的就是“100欧元”分别转换成欧盟成员国其他货币的比价一览表。当然,为了使欧元的显示更显专业,我们还可以点击Excel工具栏上的“欧元”按钮,这样所有转换后的货币数值都是欧元的样式了。
    二十六、给表格做个超级搜索引擎
    我们知道,Excel表格和Word中的表格最大的不同就是Excel是将填入表格中的所有内容(包括静态文本)都纳入了数据库的范畴之内。我们可以利用“函数查询”,对目标数据进行精确定位,就像网页中的搜索引擎一样。
    比如在所示的表格中,从A1到F7的单元格中输入了多名同学的各科成绩。而在A8到A13的单元格中我们则建立了一个“函数查询”区域。我们的设想是,当我们在“输入学生姓名”右边的单元格,也就是C8格中输入任何一个同学的名字后,其下方的单元格中就会自动显示出该学生的各科成绩。具体实现的方法如下:
    将光标定位到C9单元格中,然后单击“插入”之“函数”选项。在如图18弹出的窗口中,选择“VLOOKUP”函数,点“确定”。在随即弹出的“函数参数”窗口中我们设置“Lookup_value”(指需要在数据表首列中搜索的值)为“C8”(即搜索我们在C8单元格中填入的人名):“Table_array”(指数据搜索的范围)为“A2∶B6”(即在所有学生的“语文”成绩中搜索):“Col_vindex_num”(指要搜索的数值在表格中的序列号)为“2”(即数值在第2列):“Range_lookup”(指是否需要精确匹配)为“FALSE”(表明不是。如果是,就为“TURE”)。设定完毕按“确定”。
    此时回到表格,单击C9单元格,我们看到“fx”区域中显示的命令行为“=VLOOKUP(C8,A2∶B6,2,FALSE)”。复制该命令行,在C10、C11、C12、C13单元格中分别输入:“=VLOOKUP(C8,A2∶C6,3,FALSE)”:“=VLOOKUP(C8,A2∶D6,4,FALSE)”:“=VLOOKUP(C8,A2∶E6,5,FALSE)”:“=VLOOKUP(C8,A2∶F6,6,FALSE)”(其参数意义同C9中一样,不再赘述)。
    接下来,我们就来检验“VLOOKUP”函数的功效。试着在“C8”单元格中输入某个学生名,比如“赵耀”,回车之下我们会发现,其下方每一科目的单元格中就自动显示出该生的入学成绩了。
    二十七、Excel工作表大纲的建立
    和Word的大纲视图一样,Excel这个功能主要用于处理特别大的工作表时,难以将关键条目显示在同一屏上的问题。如果在一张表格上名目繁多,但数据类型却又有一定的可比性,那么我们完全可以先用鼠标选择数据区域,然后点击“数据”菜单的“分类汇总”选项。并在弹出菜单的“选定汇总项”区域选择你要汇总数据的类别。最后,如图19所示,现在的表格不是就小了许多吗?当然,如果你还想查看明细的话,单击表格左侧的“+”按钮即可。
    二十八、插入“图示”
    尽管有14大类50多种“图表”样式给Excel撑着腰,但对于纷繁复杂的数据关系,常规的图表表示方法仍显得枯燥和缺乏想象力。因此在最新版本Excel 2002中加入了“图示”的功能。虽然在“插入”菜单的“图示”窗口中只有区区6种样式,但对于说明数据之间的结构却起到了“四两拨千斤”的效果。比如要显示数据的层次关系可以选择“组织结构图”;而要表达资金的流通过程则可以选择“循环图”;当然,要说明各种数据的交*重叠性可以选择“维恩图”。你看,如图20所示的维恩图多么漂亮。而且你还可以右击该图示,调出“图示”工具栏。随心所欲地设置“图示样式库”甚至还可以多添加几个圆环。
    二十九、熟悉Excel的“从文本到语音”
    这是Excel 2002中的一个抢眼的新功能。它就是让Office软件不仅能写、能算,还要能看、能说。尽管目前已经有许多软件都致力于文本的机器朗读,但微软的Office不论从语音的柔和度和语气的抑扬顿挫都是其它同类软件不可比拟的。
    按照Office的默认安装,你可能还不能在Excel的菜单中找到它,在我们确认安装了“从文本到语音”的选项后,就可以在Excel的“工具”菜单中看到“语音”项目了。如图21所示,打开一个表格,随便选择其中的内容,然后单击“从文本到语音”工具栏上的“朗读单元格”按钮,此时一个带有磁性的声音就开始一字一句地朗读了。值得一提的是,当碰到标点符号时,Excel的朗读会自动停顿一会儿,然后再接着朗读,这一点和其他软件完全不同,笔者认为这样的处理更加自然。
    还有一点需要说明的是,如果你想调整Excel 2002中语音朗读的速度,可以在“控制面板”中双击“语音”图标,然后在“文字到语音”卡片上调整即可
    三十、Excel中“摄影”功能的妙用
    这个功能比较另类,似乎和计算、统计、排序等等“正统”功能格格不入,因为它的作用竟然是——“抓屏”!而且还不是像“PrintScreen”按钮那样“一把乱抓”,而是允许让你通过鼠标进行选择,“指哪抓哪”。
    要找到这个功能还不太容易,我们点击Excel“工具”菜单的“自定义”选项。在“命令”卡片的“类别”中点“工具”,再在命令栏中找到“摄影”按钮,并将它拖到工具栏的任意位置。如果我们想要对表格中的某一部分“照相”,只须先选择它们(图23),然后按下“摄影”按钮,这时该选定区域就被“拍”了下来。然后将鼠标移动到需要显示“照片”的地方(当然,也可以是另一张表格),再次按下“摄影”按钮,这样刚才被“拍摄”的“照片”就立即粘贴过来了。当然,和“照片”一同出现的还有“图片”工具栏。很显然,Excel是将它作为一幅图片来对待了,我们可随意将它进行旋转、缩放处理。
    不过,请各位一定要注意:这可不是一般的照片!你可以试着改动原来被我们“拍摄”下来的表格数据看看——刷新一下“照片”,结果“照片”中的数据竟然也被同步更新了!
    三十一、在多张表格间实现公用数据的链接和引用
    也许我们会奇怪,为什么每次打开Excel,软件总是打开了一个由3张空白表格组成的文件组呢?如果你是专业的会计师、统计师或者谙熟于此的表格高手,就一定会明白,由于计算项目的名目繁多、数据信息的头绪复杂,单*一张表格往往解决不了所有的问题,多表格数据链接、多文件数据互动才是以一当十的制胜法宝。
    比如我们首先制作“Sheet1”为“一班学生成绩表”,“Sheet2”为“二班学生成绩表”,然后来到“Sheet3”,想进行“一班”和“二班”各科成绩的比较以及“年级平均分”的计算。此时我们就可以将光标定位到目标位置,选择好相关函数。然后在Excel弹出的函数对话框中,利用数据列表右侧的“”按钮点击一下其他表格中想引用的单元格就行了。你看,如图24所示,这时函数窗口中就会出现“×班学生成绩表!××单元格”的字样了。此后,不管我们在源单元格中进行怎样的修改,在“Sheet3”的目标位置都会适时进行重新计算。
    三十二、“驯服”Excel 2002的剪贴板窗口
    Excel 2002极大地改进了旧版本中比较薄弱的剪贴板功能,最大可以支持容纳24个项目(而Excel 2000只能容纳12个)。而且,这个剪贴板可以在任何Office应用程序之间来回拷贝,所以对于经常需要拷贝和粘贴的用户来说,确实更加方便。但每次当你连续使用两次“复制”或“剪切”命令时,剪贴板就会弹出来,和你争夺有限的文档显示空间,让人讨厌。好在,“驯服”剪贴板的方法非常简单。
    笔者建议,如果你不希望剪贴板总是出其不意地蹦出来,只须点击剪贴板菜单底部的“选项”,清除“自动显示Office剪贴板”复选框上的钩。如果你不希望剪贴板的图标出现在系统任务栏上或随时弹出来,只须清除掉“在任务栏上显示Office剪贴板的图标”和“复制时在任务栏附近显示状态”两个复选框上的选择。只保留“收集而不显示Office剪贴板”复选框前面的钩即可。
    当然,在取消剪贴板自动显示功能之后,你还可以随时恢复这个功能。比如我们可以自定义一组快捷键,以便随时迅速调出剪贴板。从菜单中选取“工具”之“自定义”选项,点击弹出对话框下部的“键盘”按钮,在弹出对话框的“类别”列表中选取“编辑”,然后,在对话框右上方的“命令”列表中选取“EditOfficeClipboard”;将光标置于“请按新快捷键”对话框中,并按下Alt+Shift+C(或者你喜欢的其他组合),“关闭”对话框。现在,我们只要一按下Alt+Shift+C,Excel 2002的剪贴板就会立刻出现在你面前了。
    提示:此秘技也适用于Word 2002、PowerPint 2002.
    三十三、利用公式审核工具查看数据出处
    Excel 2002有一秘密武器——“公式审核”工具,它可以将任一单元格中数据的来源和计算结果的去处显示得清清楚楚、明明白白。
    让我们单击“工具”菜单的“公式审核”选项,并点击“显示公式审核工具栏”。我们仍然借用“给表格做个超级搜索引擎”一招中的例子,用鼠标选择C12单元格。从图25中我们可以看到,该单元格中的结果是通过函数“=VLOOKUP(C8,A2∶C6,3,FALSE)”得出的。因此,数据来源有3个:C8、A2和C6.所以,当我们单击“公式审核”工具栏上的“追踪引用单元格”按钮后,Excel立刻用箭头和蓝点指明了这3个单元格的所在(图25)。当然,如果我们表格中某个数据无效或语法不当的话,也可以点击“公式审核”工具栏上的“圈释无效数据”按钮来让Excel自动帮我们检查纰漏。
    三十四、巧用Excel 2002的“智能鼠标”
    我们知道,滚轮鼠标现在几乎成为了电脑的“标配”,但当我们滚动鼠标滚轮上下翻页时,你是否想过我们还可以利用它完成一些其他的功能呢?
    点击Excel 2002“工具”菜单中的“选项”命令,然后在“常规”选项卡中选中“用智能鼠标缩放”复选框,点“确定”后,我们再来看看现在的鼠标滚轮都有些怎样的功能:
    在“智能鼠标”的默认状态下,上下滚动鼠标滚轮,工作区中的表格会以15%的比例放大或缩小,而只有当我们按住Ctrl键,再滚动鼠标滚轮时,工作表才会像往常一样上下翻页。另外,如果我们使用了Excel的“分级显示”,那么当我们按住Shift和滚动鼠标滚轮时,又可以控制各级条目的显示或隐藏了。当然,还有更多的特殊功用需要各位在实践中慢慢摸索。
    三十五、Excel 2002“监视”窗口的应用
    如果你创建了一个较大的电子表格,并且该表格具有链接到其他工作簿的数据时,Excel中的“监视窗口”可以为你提供很大的帮助。通过它你可以轻松看到工作表、单元格和公式函数在改动时是如何影响当前数据的。
    在“工具”菜单中单击“公式审核”子菜单,然后单击“显示监视窗口”按钮。右击我们想跟踪的单元格,并在快捷菜单中选择“添加监视点”。这时,“监视窗口”的列表中就出现了被Excel监视的单元格及其公式了。
    以后,只要我们双击“监视窗口”中的该条目,被监视的单元格就会不请自来了。
    提示:当包含有指向其他工作簿的单元格被监视时,只有当所有被引用的工作簿都打开时,才能在“监视窗口”的列表中显示出来。

  • Excel小经验

    Excel小经验

    一、在Excel中巧写月份
    月度报表的标题中常含有月份数值,如果在工作中利用函数自动填写月份,将会十分方便。
    例如,使用Excel制作的一个报表(模板)标题是"×市×局×月份在职职工工资表".这个表是当月修改,当月打印。可以采用以下两个步骤输入标题:
    1.将标题所占据的各单元格合并;
    2.在合并的单元格中输入:="烟台市农机局"&MONTH(NOW())&"月份在职职工工资表".
    这样,每月编写(修改)打印工资表时,函数MONTH()和函数NOW()便自动将机内的月份数返回并写入标题中。
    另一个报表的标题是"×月份收入支出情况表".与第一个工资表不同的是,此表编报、汇 总并打印的是上一个月的收入/支出情况,所以不能直接套用工资表中对两个函数的应用。
    可采用下述方法解决了这一问题,即在合并后的单元格中输入:=IF(MONTH(NOW())=1,12,MONTH(NOW())-1)&"月份收入支出情况".这样,当1月份编报此表时,标题中自动显示"12月份收入/支出情况表";而在2~12月编报报表时,标题中自动显示上月的月份数值,例如2月份编报的报表标题是"1月份收入/支出情况表"。
    二、用Excel的图表制作生成图表的方法
    图表可以用来表现数据间的某种相对关系,在常规状态下我们一般运用柱形图比较数据间的 多少关系;用折线图反映数据间的趋势关系;用饼图表现数据间的比例分配关系。运用Excel的图表制作可以生成多种类型的图表,下面以柱形图、折线图、饼图三种类型为例,分别介绍其制作方法。
    1、柱形图
    (1)点击"开始→程序→Microsoft Excel",进入Excel工作界面,先制作统计表格,并拖拉选取要生成图表的数据区。
    (2)单击"插入"工具栏中的"图表",显示图表向导第一步骤-图表类型对话框,选择图表类型为柱形图,单击"下一步"。
    (3)进入图表向导第二步骤——图表数据源,根据需要选择系列产生在行或列,单击"下一步"。
    (4)进入图表向导第三步骤——图表选项,此时有一组选项标签,用来确定生成的图表中需要显示的信息(如图表标题、轴标题、网格线等,可根据个人生成图表的需要选择)。
    (5)通常直接单击"下一步"进入图表向导第四步骤——图表位置,在默认状态下,程序会将生成的图表嵌入当前工作表单中。如果希望图表与表格工作区分开,选择新工作表项,在图表1位置输入新表单的名称(本例使用默认状态)。
    (6)如果以上各步骤的操作发生错误,可按"上一步"按钮返回重新选择,完成图表向导第4步骤操作后,如没有错误,单击"完成"按钮,就生成了比较数据的柱形图。
    2、折线图
    在最终生成的柱形图中,用鼠标右键单击图区域,显示命令列表,从中选择图表类型选项,显示图表类型对话框,从对话框中选择折线图,单击"确定"按钮后就生成了反映数据趋势的折线图。
    3、饼图
    同折线图的生成步骤基本一样,只要从"图表类型"对话框中选择"饼图",单出"确定"按钮,就能生成反映数据比例分配的饼图。
    说明:在图表的制作过程中、制作完成后均有很多种修饰项目,可根据自己的爱好和需要,按照提示,选择满意的背景、色彩、子图表、字体等修饰图表。
    三、在Excel中对特殊文字进行处理的方法
    你也许从不用Excel来完成短篇文章或报告(其实Excel也能做得很出色),但在Excel工作表中必然会遇到一些文字处理过程,因此,如何将文字内容安排妥当,将是一件重要的工作。
    除了常规的文字字体、字号、字型、颜色,下划线、对齐的编辑处理外,还要注意以下几项:
    1、自动换行
    当一个单元格的数据内容超过所设定的列宽时,可以要求自动换行(行高随之改变)。步骤:
    (1)选中欲设定自动换行的单元格或范围;
    (2)选中格式菜单单元格命令;
    (3)在[单元格格式]对话框中选中[对齐]标签;
    (4)确认[自动换行]复进框并确定。
    2、强行换行
    同一单元格内,有些长数据或条列式内容必须强行换行才能对齐。方法是光标移到在需要换行的位置上同时按下Alt+Enter键(使用强行换行时,系统会同时选择自动换行功能)。
    3、文字旋转
    工作表中有时需要直排或旋转数据的方向。方法是在[单元格格式]对话框中选择[对齐]标签,再在[方向]框中选中所要的格式。
    4、文本类型的数字输入
    证件号码、电话号码、数字标硕等需要将数字当成文本输入。常用两种方法:一是在输入第一个字符前,键入单引号"";二是先键入等号"=",并在数字前后加上双引号""".请参考以下例子:
    键入027,单元格中显示027;
    键入="001",单元格申显示001;
    键入="""3501""",单元格中显示"3501".(前后加上三个双撇号是为了在单元格中显示一对双引号); 键入="930"",单元格中显示930";
    5、上下标的输入
    在单元格内输入如103类的带上标(下标)的字符的步骤:
    (1)按文本方式输入数字(包括上下标),如103键入103;
    (2)用鼠标在编辑栏中选定将设为上标(下标)的字符,上例中应选定3;
    (3)选中格式菜单单元格命令,产生[单元格格式]对话框;
    (4)在[字体]标签中选中上标(下标)复选框,再确定。
    四、克隆Excel表格数据的方法
    1、克隆Excel表格
    在实际工作中应用的表格数据具有不同的特点,比如:一个表格的某一列数据与另一表格的数据相同;一个表格的某一行(列)数据相同;一个表格的某一行(列)数据呈等差(1、3、5、7、9)等特点;这数据的输入当然可以直接输入,但如果使用克隆功能可以大大提高数据输入效率和数据的准确性。
    2、克隆Excel表格数据的方式
    数据的克隆可以在表格单元纵横两个方向上进行,在横的方向上,可以向右克隆,即用最左边的单元内容向右复制;也可以向左克隆,即用最右的单元内容向左复制。在纵的方向上,可以向下克隆,即用最上面的单元内容向下复制;可以向上克隆,即用最下面的单元内容向上复制。
    其克隆方式有四种:
    (1)相同数据的克隆
    (2)有特点数据的克隆
    (3)自定义序列的克隆
    (4)工作表间的克隆
    3、“克隆”Excel表格数据的操作过程
    (1)相同数据的克隆首先确定克隆数据的范围;其次打开顶行菜单的编辑项,点击“填充”→选择克隆的方向。
    (2)序列数据的克隆在同列不同行输入连续的数据或等比、等差数据。首先确定克隆的范围输入第一数据,其次打开顶行菜单编辑项→填充→序列;在图2中选择适合目标的选项。
    (3)自定义序列的克隆Excel已定义了部分序列,但是实际工作中需要序列可能不存在,比如上级单位下属单位名称,这时需要自定义序列。自定义序列的操作步骤:首先打开顶行菜单工具项,选项→自定义序列→在右边的文本框中输入定义的序列。
    (4)工作表间的克隆如果把当前工作表的内容复制到其他工作表中,操作步骤如下:首先确定同组工作表,按住“Ctrl”键同时点击其他工作表,这样就建立了同组坐标;其次打开顶行菜单编辑项,填充→至同组工作表→有全部、内容、格式三个选项,可任意选取。
    五、有效性检查的设置
    Excel 2000可以对单元格内的数据类型进行限制(例如,只能输入整数、小数或时间等),并能核对输入单元格的数据定义域,否则可以拒绝输入或提出警告,这一功能称之为“有效性检查”。
    以小数(其它数据基本类似)的有效性检查为例,其设置方法是:
    1.选中单元格或单元格区域。
    2.单击“数据有效性”选单,打开“数据有效性”对话框。
    3.打开“设置”选项卡中的“允许”下拉列表,选中允许输入的数据类型,本例应选中“小数”。
    4.在“数据”下拉列表中选择所需的数据范围逻辑,如介于、小于、大于或等于等,然后指定数据的上下限。如果你选择的数据范围逻辑为“介于”,就可以在“最小值”和“最大值”选项中输入具体数值,还可以为它指定单元格引用或公式。
    5.如果允许数据单元格为空,则应选中“设置”选项卡中的“忽略空值”选项,反之则应将该选项清除。
    有效性检查设置结束后,一旦输入有效范围以外的数据,回车后,Excel 2000就会弹出“输入值非法”对话框,单击“重试”按钮,可修改已输入的数据,单击“取消”按钮,可清除已输入的数据。
    如果想取消对单元格或单元格区域的有效性检查,只须按以上步骤打开“设置”选项卡,单击其中的“全部清除”按钮即可。
    六、对输入提示的有效性检查
    用户对单元格的作用认识不清,是导致数据输入错误的常见原因。针对这种情况,Excel 2000可在用户选中单元格时给予提示,从而减少输入错误的发生率。
    输入提示的设置方法是:
    1.选中需要显示输入提示的单元格或单元格区域。
    2.单击“数据有效性”选单,打开“数据有效性”对话框中的“输入信息”选项卡。
    3.选中“输入信息”选项卡中的“选定单元格时显示输入信息”选项,在“标题”框内输入提示的标题(可选),再在“输入信息”框内输入提示的详细内容。
    4.完成后,单击“确定”按钮。此后,只要选中具有输入提示的单元格或单元格区域,Excel就会自动弹出“这是文本单元格,不能输入数值!”提示框,对用户的操作进行指导。
    如果想取消单元格或单元格区域的输入提示,只须按以上步骤打开“输入信息”选项卡,单击其中的“全部清除”按钮即可。
    七、用“有效性检查”设置出错警告
    数据录入错误几乎是不可避免的,有效性检查仅能查出输入的数据是否有问题,但不能给出纠正的方法。对此,可以在进行有效性检查的同时设置出错警告,在数据录入错误发生时提示用户如何操作。
    出错警告的设置方法是:
    1.选中需要显示录入出错警告的单元格或单元格区域。
    2.单击“数据有效性”选单,打开“数据有效性”对话框中的“出错警告”选项卡。
    3.选中“输入信息”选项卡中的“输入无效数据时显示出错警告”选项,在“样式”下拉列表中选择“终止”、“警告”和“信息”三种警告方式之一。
    4.在“标题”框内输入警告的标题(可选),再在“出错信息”框内输入发生错误的原因及纠正的方法。完成后,单击“确定”按钮。
    此后,只要在具有出错警告的区域内输入了错误数据,Excel就会按你设定的方式对用户进行警告。
    取消出错警告的方法与上述方法类似,也是先选中设置了出错警告的单元格或单元格区域,打开“出错警告”选项卡后,单击“全部清除”按钮即可。
    八、用“有效性检查”自动选择输入法
    在Excel数据录入时,切换输入法会大大影响录入速度,为此,Excel 2000可以根据要输入的内容自动切换输入法。设置方法是:
    1.选中需要使用某种输入法的单元格或单元格区域,再将该输入法激活。
    2.单击“数据有效性”选单,打开“数据有效性”对话框中的“输入法模式”选项卡。
    3.在“输入法模式”选项卡的“样式”下拉列表中选择“打开”选项,最后,单击“确定”按钮。
    此后,只要选中已设置输入法的单元格,无论当前使用的是哪种输入法,你需要的输入法都会自动激活,用起来非常方便。
    九、一次打印多个工作簿的技巧
    有时需要打印的工作表不在一个工作簿中,这样只有频繁地选择打开、打印才能打印多个工作簿的内容,其实,我们也可以一次打印多个工作簿,但首先要将需要打印的所有工作簿存放在同一文件夹内。然后:
    1、单击“文件”菜单中的“打开”命令。
    2、然后按住Ctrl键,再单击选定需要打印的每一个文件名。
    3、单击[命令和设置]按钮,然后单击“打印”命令。这样就可以一次打印多个工作簿的内容了。
    十、提高打印速度的方法:
    1、改变打印机分辨率,以一种低分辨率的方式来打印就可以缩短打印时间。设置打印机的分辨率的步骤如下:
    (1)单击“文件”菜单中的“页面设置”命令,然后单击其中的“页面”选项卡。
    (2)在“打印质量”下拉框中,选择所需的打印机分辨率。
    2、如果不能确定所需的打印机分辨率,则可以用草稿方式打印文档,此方式将忽略格式和大部分图形以提高打印速度。设置步骤如下:
    (1)单击“文件”菜单中的“页面设置”命令,然后单击其中的“工作表”选项卡。
    (2)选中“按草稿方式”复选框。
    3、在单色打印机上,Excel以不同的灰度来打印彩色效果。如果将彩色以单色方式打印,可以减少在打印彩色工作表时所需的时间。在以单色方式打印工作表时,Excel将彩色字体和边框打印成黑色,而不使用灰度。首先单击“文件”菜单中的“页面设置”命令,然后单击其中的“工作表”选项卡,再选中“单色打印”复选框。

  • 电算化环境下会计用印制度

    电算化环境下会计用印制度

    随着金融电子化进程的加快,银行前台操作人员的工作方式发生了革命性的变化。几乎所有的内部凭证及外部凭证的部分要素均实现了微机处理,经办人员处理业务由印章标志逐渐发展为计算机自动识别、标注操作员代码,传统的依靠人工逐一加盖的会计印章的做法逐渐失去原有的意义。因此,对会计人员使用个人印章进行相应的改革,才能适应现代金融业务发展和提高金融服务水平的需要。
    一、会计印章的地位和作用
    根据我国《会计法》、《票据法》有关会计印章的表述以及在传统条件下的应用实践,银行会计人员个人印章在具体业务工作中主要有以下作用:
    (一)明确经济责任。会计业务经办人员处理业务过程中在自己经办的凭证、账簿指定栏目加盖个人名章后,即明确了自己的经济责任,并按有关规定,承担审核与处理此项业务真实性、合规性的责任。
    (二)实现内部控制。通过印章在凭证、账簿上各个环节的标示,明确会计业务从进入操作领域到过程结束的各个过程,一旦该项业务事后出现问题或需要说明,管理人员可根据经办人员印章信息进行责任追溯和事实认定,以便于管理人员有针对性地加强监督与防范,强化内部控制。
    二、电算化条件下会计印章作用变化的特征
    在电算化条件下,尽管会计人员印章的作用没有发生变化,但由于科技进步和会计业务流程的改变,使会计印章的应用环境、应用形式发生了以下变化:
    (一)内部会计业务由“印章控制”向“密码控制”转变
    会计工作实现电算化以后,会计人员由手工填制凭证逐步转变为操作人员按应用系统菜单提示进行每一环节的操作。在具体工作中,操作员使用各自独立的操作代号(此操作代号是唯一的,别人严禁使用),相应的会计凭证、账簿通过计算机打印出来之后,特定位置上已标示了操作代码和操作人员姓名,客观上起到了明确责任的作用,勿需再用手工印章进行补充标注。
    在会计业务电算化条件下,每个营业柜员除自己独立的操作代码之外,还有自己特定的、保密使用的“操作密码”。在处理会计业务过程中,只有操作人员输入自己的密码才能登录应用系统,进行各步骤的业务操作。从这一点上说,操作密码在很大程度上已起到内部控制,防范操作风险的作用。因此,如果再要求操作人员在有关会计凭证、报表上逐一加盖经办人印章,既无实际效果,又有可能因印章管理使用不当造成责任混淆,产生操作风险。
    (二)票据防伪已由印章主导型向技术控制型转变
    传统条件下,银行对外出具的票据(如支票、本票、商业汇票等)防伪主要依赖于对印章真实性的甄别。而现代电子技术的发展,使印章“克隆”变得轻而易举,金融票据诈骗也多以仿冒印章为手段。因此,依靠传统的肉眼鉴别印章真伪的做法,已不能有效防范票据风险。当前票据防伪工作,主要依据票面防伪技术和密押(压)使用,结合印章甄别技术综合判断。尽管从绝对意义上讲,密押有失密的可能,压数机、票据防伪标记也可被仿造或伪造,但比起传统的鉴别方式,其防伪精确度有着质的改变,大大减小了票据被伪造(仿造)的可能性。加之银行间查询查复(尤其是传真查询、电子证书)制度的推行,使银行票据防伪性能有了很大的提高。因此,会计人员个人印章已成为“象征”意义上的票据要素,其防伪功能逐步弱化。
    三、改进用印方式,强化内部控制
    综上所述,伴随银行会计业务逐步实现电算化,银行会计印章的应用方式、范围与作用都在发生明显变化。因此,传统会计人员用印方式必须改革,否则,既不利于提高工作效率,又不利于有效防范会计操作风险。建议在确保会计工作内控及做好相关工作衔接的前提下,在会计业务的某些环节有选择地取消个人用印。
    (一)前台业务
    凡会计凭证各要素通过计算机输入输出,操作员以特定代码操作和特定密码登录、处理后已明确标示操作员代码的凭证,可取消加盖会计人员经办章的做法;对已实行综合柜员制,报表由计算机应用软件自动采集和生成,输出后自动标识操作员姓名的非制式报表,可取消加盖制表人名章的做法;对计算机应用系统已打印出制表单位名称、机构代码的非制式报表,除外部监管部门要求必须加盖公章的以外,也可以取消加盖制表单位公章的做法。
    (二)自助设备
    对客户通过银行自助服务系统进行操作,银行内部已实现机器自动记账(如自动存款机、自动取款机、银证转账设备、pos机),凭证自动打印功能的业务,银行后台柜员可取消再补盖个人名章的做法,因为后台柜员不是真正的业务经办人员,不负有相应的经济责任。
    (三)对外票据
    银行会计人员对外签发的银行票据,除在编制过程中已实现电子自动标识有关要素和经办人代号的以外,按“票、押、印、密”各自分管的原则继续进行内部控制,同时,还应在票据相应栏目加盖单位和个人印章,以对外明确相应的责任,对内防范票据风险和道德风险。
    四、会计人员用印制度改革后的配套措施
    综上所述,金融电算化推动会计人员用印制度的改革,对传统体制下会计观念、管理方式势必产生一定的冲击。但无论是印章控制型操作还是电子化条件下的密码控制技术的应用,都必须以明确经济责任、实现内部控制为原则,确保会计工作的严肃性和严密性。会计用印制度改革必须严格按程序、分阶段、谨慎操作:
    (一)进一步加强会计人员操作员密码管理,严格执行前台会计人员一人一个特定操作密码,定期更换的规定。银行管理者要加强对会计操作人员的管理和教育,防止失密、泄密问题的发生,从源头上防范操作风险。
    (二)严格实行会计人员交接班登记制度。前台会计人员离开岗位,必须退出操作系统,确保自己的密码不被使用(或盗用)。正常交接班时,接任柜员必须使用自己的操作密码进行登录,业务操作时间、业务区间必须及时、认真书面登记,由会计主管人员签字确认,以备查考。
    (三)严格执行会计业务内部分级授权管理规定。计算机系统对超过操作员处理权限的业务必须设置内部控制环节,未经有权人员确认就不能完成会计业务处理过程。同时,计算机应用系统在打印出的业务报告上应详细标注业务经办过程。
    (四)积极推行电子验印技术,解决外来凭证印章的识别只能在原印鉴卡保存地银行核对的方法,使客户票据在一家银行的各个网点都能鉴别,进一步提高工作效率和服务水平。
    (五)积极推行内部会计操作制度、规程的改革,取消部分环节对个人印章的应用环境的硬性制约规定,使会计操作流程和工作制度符合银行会计电算化的需要。

  • 电算化系统的跨年度调整方法

    电算化系统的跨年度调整方法

    目前已有越来越多的企业采用财务软件进行账务和报表处理,这给日常的会计核算工作带来了极大的方便。但当发生资产负债表日后事项、需要在财务软件系统中进行有关账务调整时,却显得比手工处理还麻烦,许多财会人员也莫衷一是。如何在财务软件中进行跨年度账项调整,企业的做法不一,目前主要有以下三种处理方式:
    第一种,在财务软件系统内不作处理,而是将系统生成的报表导出,再用Excel直接对报表项目进行调整,并在工作底稿中对有关事项加以说明。
    这种方法的出发点是认为系统内年结月结后都不宜进行任何处理。由于这种处理方法在财务软件系统内无任何调整处理,系统实际上起到的是日常业务凭证录入汇总的作用;而调整实际上是通过手工来完成。这样,一套完整的业务被分割为手工和电脑两块处理,当调整分录不仅限于利润分配业务时,在报表工作底稿上记录复杂的调整业务,不便于以后查询。
    第二种,在上年年末未进行年结之前先备份一套账套文件、再将原账套进行年结后用于下年的日常会计业务处理。当有调整事项发生时,将全部调整凭证录入备份账套内,生成调整后的报表,再进行年结,然后在该次年结后生成的新账套内,导入下年凭证、继续下年以后月份的工作。
    这种方法将资产负债表日后事项,视同报表当期的会计事项处理,保持账表的一致性和连续性。但这种方法与会计制度的有关规定相冲突,而且多次年结保留多个账套,存在故意更改会计信息的可能。并且当下年新增会计科目及核算项目数量较大时,导入凭证时会反复碰到因科目、项目不存在而无法导入的情况;为保持两个账套内科目、项目的一致,也需要较多的人工输入。
    第三种,资产负债表日后事项的调整凭证录入下年使用的账套内,同时修改系统自动生成报表的计算公式,以原有报表取数公式加上手工计算的调整数,调整年初数或上年数。
    这种方法符合会计制度的要求,工作量也小,是一种比较可取的方法。囿于资产负债表日后事项的会计处理原则,是将上年实际经营情况在本年反映,但如果调整事项涉及的业务范围比较广、金额较大,依据上年账务科目做的一些分析将不准确。虽然报表主要项目调整后符合上年实际,但用于专项分析的明细项目难以同时调整。
    综合考虑会计信息连贯性和企业内部管理的要求,资产负债表日后事项的调整应采用第三种方法处理;当调整的金额较大时,应同时使用第二种方法将账务处理还原为业务当期,以利于内部分析。下面以实例说明。
    例2002年底A企业总资产规模5000万元,应收账款1400万元,存货中发出商品400万元。会计师事务所审计时,发现“发出商品”科目反映的商品已送交其重要大客户,销售合同约定销售额(含税)为500万元,定金为合同销售金额的40%并已收到,A企业向客户开具收据并在“其他应付款”科目中反映200万元。
    分析:这是一项销售业务,企业因货款未完全收到,不愿提前缴纳增值税而未确认销售收入。审计发现后,企业同意将该笔收入如实反映。
    部分调整分录为:
    (1)借:以前年度损益调整   400万
    贷:发出商品             400万
    (2)借:应收账款                     500万
    贷:以前年度损益调整                  427万
    应交税金——应交增值税(销项税额) 73万
    (3)借:其他应付款  200万
    贷:应收账款     200万
    所得税等的调整分录略。
    调整涉及的报表项目包括:营业收入、营业成本、应收账款、其他应付款、经营活动产生的现金净流量等。因该业务金额较大,如果依据明细账数据进行应收款账龄、存货周转率等的分析则受到较大影响。
    假设A企业销售没有季节性,被调整的500万元收入的业务均匀分布于全年各月,2002年原报表销售收入为5000万元,原应收账款平均余额为1200万元。则依据原报表计算的应收账款周转率=(5000/1200)=4.16次,调整后的真实应收账款周转率=(5000+427)/(1200+500/2)=3.74次,两者相差0.42次,即应收账款周转天数相差10天。
    假设2003年A公司改变销售政策,销售收入仍然是5000万元,应收账款平均余额降低至1100万元,则实际应收账款周转率25000/1100=4.54次,但因调整事项记录在2003年,年初数被调增500万元,则依据报表数据计算的应收账款周转率=5000/(1100+500/2)=4.02次。与实际数相差0.52次,相当于虚增应收账款天数10天,依据这样的财务报表进行分析往往会得出不恰当的结论,比如本例中有效但效果不是特别显著的销售政策就会被否定。所以为保证内部分析需要,应同时使用第二、第三种调整方法,分别保存不同的数据。
    造成上述情况的根源在于,目前的财务核算系统与财务分析系统是同一个系统,不能按分析需要调整历史数据。只有当具有数据采集、转换、调整功能的专用分析系统普及的时候,财务核算系统才能做到“一套账”、严格地执行日清月结。

  • 电子报表的编制与会计科目的设置

    电子报表的编制与会计科目的设置

    会计电算化普及和推广,为企业的现代化经营管理作出了巨大贡献。但目前的财务软件,有许多地方,特别是报表的编制公式,仍在延用手工操作时代的方法,成为电算化事业的发展瓶颈。令人吃惊的是,企业三大财务报表之一的财务状况变动表,许多财务软件至今无法编制。本文试图在尊重手工编制方法的同时,通过改变报表编制公式,来提高电子报表的数据质量。
    在手工编制报表时代,为了减少计算量,经常从相关的报表中提取数据,比如损益表的本年累计数从上个月的本年累计栏提取后,加上本月发生额而成,资产负债表的未分配利润从损益表中提取净利润后加上年初未分配利润而得。这种提取方法,必须保证该相关报表数据已经存在,人为地限制了报表的产生次序,显然不合管理会计软件的发展趋势。同时,运行时还可能因为打开多个报表而降低软件的运行速度。而一旦相关报表的格式发生变动,更可能要牵一发而动全身,加重了软件的维护工作。所以,在电子报表中,从相关报表提取数据已不再是一种优点反而是一种缺陷。事实上,现在的电脑都十分高级,让报表独立计算数据,也多花不了几秒钟的时间。企业在规划电算化的时候,应该考虑到这一点,不能简单地照搬手工方法。
    下面以两大会计报表:资产负债表、损益表为例,具体分析电子报表的编制公式。
    资产负债表
    对手工操作来说,资产负债表难在科目太多,计算量大,不易平衡。但对电脑来说,在不遗漏科目,不搞错借贷方向的情况下,最容易造成报表不平衡的,就是“未分配利润”项目,本项目是根据年初“利润分配━未分配利润”及期末“本年利润”合计而来。在手工结转损益科目至“本年利润”时,漏转、多转或少转都会造成“本年利润”的余额不准确,从而引起报表左右二栏的合计数不相等。因此,为保险起见,本项目可以在原来公式的基础上,再加上(或减去)各损益科目的余额。
    假设某企业只有财务费用一个损益科目,本期发生额是借方10000元,则其简化公式是:本年利润-财务费用。若月末转账,则本项目金额是:本年利润(-10000)-财务费用0=-10000元若采取“表转账不转”方法,则本项目金额是:本年利润0-财务费用10000=-10000元若月末账面多转了10000元,则本项目金额是:-20000-(-10000)=-10000若月末只转了5000元,则本项目金额是:-5000-5000=-10000可见,这种公式下,无论出现何种情况,其最后金额都是-10000元即适合采取“表转账不转”的企业,也适合“账转法”的企业,并且不怕漏转或少转。毕竟结账后的人工操作失误还可以在下个月进行调整,而结账后的资产负债表却必须确保平衡。另一种方法就是将年初的未分配利润加上损益表中的累计净利润,此法牵涉到其他报表,其弊端前言中已经提到。
    损益表
    与资产负债表相比,损益表的栏目就少多了,手工编制的工作量也比资产负债表要少。但在电算化中,编制产生一张准确的损益表,却更不容易。存在问题根据会计原理,期末损益类科目都要结转到“本年利润”科目,结转后的损益类科目借贷方金额相等,期末余额为零。因此,损益表中各栏目数据就不能象资产负债表一样,直接提取总账中损益类科目的余额,那样只能产生一张空白表。于是,有些企业就采取“表转账不转”的方法,即期末各损益类科目都不结转,保留本期发生额及期末余额。这样,1-11月份的损益表就可以跟资产负债表一样,直接从总账提取数据了。问题是,在现行会计制度下,年末各损益类科目必须全部结转至本年利润至未分配利润。因此,目前的各财务软件,年末处理流程都是先结转再结账最后产生报表,其结果12月份的报表仍将是空白的。变通方法举例来说,如果本期财务费用是10000元,其期末的结转分录是:
    借:本年利润10000
    贷:财务费用10000
    结转后的财务费用借贷方金额均为10000,余额为零。因此,我们可以将其贷方发生额10000作为本期的财务费用,总账中的贷方累计数作为本年累计。其他各栏目类推。这种方法虽可使1-12月份的损益表都不会变成空白,但其准确性缺令人怀疑。在上述的10000元财务费用中,如果利息支出是20000元(借方),利息收入是10000元(贷方),则结转之后财务费用的借贷方金额均为20000元。按照提取贷方金额的方法,反映在损益表上的财务费用将是20000元,而不是实际发生的10000元。
    此外,象存货盘盈时的贷方管理费用、销售退回时的借方收入等等(具体分录可直接参阅相关的会计书),这种因日常业务引起的借贷方均有发生额的情景,都会跟财务费用一样,造成相关栏目的数据失真,并最终导致损益表的净利润不等于资产负债表未分配利润项目期末数与年初数之差。当然,在实际处理上也可以借用红字方法转移方向,强行使日常业务的分录只借(成本费用类)或只贷(收入类),但谁能百份之百地保证只借和只贷呢?(结转时的方向本就相异,所以软件设计上也不可能限制成只借只贷)因此,这种变通方法也只是治标不治本。解决之道由以上的分析可以看出,要直接从损益类科目提取数据是很困难的。那么,可不可以改为从其他科目提取呢?我们知道,期末结转至本年利润的金额,就是该科目本期的实际发生额。因此,只要在本年利润科目下设置相关的子目,我们就完全可以由本年利润科目相关子目中提取本期的发生额及期末余额,作为该科目的本期发生额和本年累计。在上例中,会计分录就改成:
    借:本年利润━━财务费用10000
    贷:财务费用10000
    如果期末结转到“本年利润”的分录、年末“本年利润”各相关子目结转到“利润分配——未分配利润”的分录也由软件自动处理,那就更加理想了。而这种自动结转功能,对电脑来说则是小菜一碟。

  • 会计电算化中费用冲减的会计分录处理办法

    会计电算化中费用冲减的会计分录处理办法

    在用手工办法进行会计核算中,当发生某一项需要冲减成本费用的经济业务时,可以根据借贷记账法“有借必有贷,借贷必相等”的记账规则,作与费用支出相反的会计分录即可,例如:收到黎明同志退回的差旅费,计现金50元,我们在做现金收入的同时,冲减管理费用支出,我们可以做分录如下:
    借:现金           50
    贷:管理费用——差旅费  50
    这样现金增加了,原来多列的费用冲减了,这笔会计分录正确无误。但是实行会计电算化以后,这笔分录这样处理就给报表自动取数带来困难,因为费用报表是按借方发生额取数的,而费用冲减分录是从贷方转出应冲减的数据,并没有减少费用的借方发生额,所以报表自动生成的数字要比实际支出数大。
    要解决报表取数问题,对这类业务的会计分录有两种做法(如上例):
    一种方法是:用红字冲销费用支出数,同时用红字冲销现金支出数,即:
    借:管理费用——差旅费 50
    贷:现金               50
    这种会计处理办法虽然满足了报表的自动生成取数,但对现金收入用红字在贷方反映叫人难以理解和接受,实际工作中,有一小部分单位就是采用这种会计处理方法。
    另一种方法是:在借方用红字冲减费用支出数,用蓝字借记现金的增加数,即:
    借:管理费用——差旅费  50
    贷:现金                  50
    这样做的理由是:冲减费用支出数在借方用红字反映,既符合会计原理上对“管理费用”科目的定义解释(借方反映费用的支出数,贷方反映费用的结转数),又可以满足报表自动生成取数的要求,收到现金做借方增加,既符合会计原理对“现金”的解释,也符合人们的习惯。但是它违背了借贷记账规则。在实际工作中,大部分单位采用这种会计处理方法。
    两种方法相比,后一种方法优于前一种方法,特别是在登记账簿时,显得较为合理和比较容易理解。笔者倾向于选择使用后一种方法。
    收入类账务的类似冲减分录,可以参照以上办法处理。

  • 会计软件选择方法

    会计软件选择方法

    目前,随着会计电算化的发展,会计软件市场迅速扩大,其种类繁多,如何选择适合本企业的会计核算要求的通用会计软件呢?在选择会计软件时,应注意软件的合法性、安全性、正确性、可扩充性和满足审计要求等方面的问题,以及软件服务的便利,软件的功能应满足本单位当前的实际需要,并考虑到今后工作发展的要求。
    1.合法性。合法性是指会计软件提供的功能,必须符合会计核算的规定。例如:软件中采用的总分类会计科目名称,编号方法,输入的记账凭证的格式等应符合国家统一的会计制度的规定;软件应当同时提供国家统一会计制度允许使用的多种会计核算方法,以供用户选择;软件应当提供机内记账凭证打印输出功能,可以提供原始凭证的打印输出功能,必须提供会计账簿、会计报表的打印输出功能,打印输出的格式和内容应当符合国家统一会计制度的规定。另外应当考虑版本的合法性。盗版软件没有可靠的技术保障,还可能出现数据丢失现象,对会计核算工作的正常进行,会带来难以找回的损失。所以,用户应取得合法的会计软件,保障会计核算工作有条不紊地进行。
    2.安全性。安全性是指会计软件提供的功能,能防止误操作和作弊行为。例如:对于程序文件和数据文件,软件应当有必要的加密或者其他保护措施,以防被非法篡改;软件应当具有在计算机发生故障或者由于强行关机及其他原因引起内存和外存会计数据被破坏的情况下,利用现有数据尽量恢复到破坏前状态的功能。
    3.正确性。正确性是指计算正确和防止输入错误。例如:当输入的记账凭证重号,输入的记账凭证金额借贷方不相等,软件应提示或者拒绝执行;软件应当提供自动进行银行对账的功能,根据机内银行存款日记账与输入的银行对账单及适当的手工辅助,自动生成银行存款余额调节表;机内数据进行总分类账、明细分类账汇总的计算结果,应正确无误;软件应当提供机内会计数据按照规定的会计期间进行结账的功能等。
    4.查询性。查询性功能是指能查询机内总分类会计科目的名称、科目代号、年初余额、期初余额、累计发生额和余额,能查询记账凭证。另外,设计复合条件查询,模糊查询,为使用会计信息人员提供方便。灵活的界面切换功能,可以使会计信息人员很灵活地寻找凭证、明细分类账、总账的信息资料。
    5.售后服务。售后服务包括:会计软件的日常维护、用户培训、二次开发、相关技术支持和软件版本的升级换代。目前,会计人员的计算机使用水平还不高,靠自身的能力,无法排除会计软件运行中出现的全部故障,所以,还需要销售单位派出人员加以解决。如果拖延,会计核算工作就会被迫停止。所以要了解培训的内容、方式是否可行;维修服务人员是否充足;二次开发的方式是否具体;版本升级是否及时。
    6.价格。会计软件售价中,一般包括软件价格、售后服务与培训价格。销售报价时,有时按软件价格报价,有时按两部分总计全额报价。所以,要注意报价含义。

  • 金蝶操作小技巧

    金蝶操作小技巧

    一、凭证处理
    1、摘要栏
    两种快速复制摘要的功能,在下一行中按“……”可复制上一条摘要,按“//”可复制第一条摘要。同时,系统还设计了摘要库,在录入凭证过程中,当光标定位于摘要栏时,按F7或单击「获取」按钮,即可调出凭证摘要库。选择所需的摘要即可,在这个窗口中,您还可以新增、删除或引入摘要;
    2、会计科目栏
    会计科目获取——F7或用鼠标单击窗口中的「获取」按钮,可调出会计科目代码;
    3、金额栏
    已录入的金额转换方向,按“空格”键即可;若要输入负金额,在录入数字后再输入“-”号即可;
    4、金额借贷自动平衡——“CTR+F7”
    5、凭证保存——F8
    二、凭证审核
    1、 成批审核——先在凭证查询中,“凭证查询”→“全部、全部”,选文件菜单中的“成批审核”功能或按“CTR+H”即可;
    2、 成批销章——先在凭证查询中,“凭证查询”→“全部、全部”,选文件菜单中的“成批销章”功能或按“CTR+V”即可;
    三、凭证过帐
    1、 凭证过帐→向导
    2、 凭证反过帐——“CTR+F11”
    四、期末结帐
    1、期末结帐:期末处理→期末结帐→向导
    2、期末反结帐:CTR+F12
    五、出纳扎帐与反扎帐
    1、 出纳扎帐:出纳→出纳扎帐→向导
    2、 出纳反扎帐:CTR+F9
    六、备份(磁盘或硬盘)
    1、 初始化完、月末或年末,用磁盘备份,插入A盘→文件→备份;
    2、 初始化完、月末或年末,用硬盘备份,文件→备份→选择路径(C盘、D盘、E盘)
    七、帐套恢复
    想用备份的账套数据(即相应的。AIB 文件),先将备份的账套恢复到硬盘中(恢复为AIS账套文件),再打开它。利用此功能可将备份到软盘上的账套资料恢复到硬盘中。具体操作:
    文件菜单→恢复→恢复账套→选择备份文件点击后<打开>→恢复为“AIS”帐套;
    八、工具
    1、 用户管理(用户增加、删除、授权);
    2、 用户登录密码(用户密码增加、修改、删除);
    3、 计算器—F11

  • 金蝶软件操作小技巧

    金蝶软件操作小技巧

    1. 如何在证输入过程中自动平衡该张凭证?

    答:输入凭证时,若某科目的金额刚好等于其他科目的借贷平衡差,此时可以不用输入该科目的金额,将光标停留在金额栏内,按<CTRL+F7>键即自动填入平衡后的金额。

    1. 凭证录入时若借贷方向输反了,怎么办?

    答:凭证录入时若借贷方向输反了,只需按空格键即可调整借、贷方。

    1. 凭证输入时,如何即时获取摘要、会计科目、核算项目等?

    答:获取常用摘要、会计科目、核算项目,只需按<F7>或用鼠标单击[查看代码]键,不仅可以获取您所要的项目,而且可以按需要进行即时增加,随时维护。

    1. 凭证输入时,如何进行摘要复制?

    答:复制第一条摘要,按两个斜杠即:“//”(半角情况);复制上一条摘要,按两个点即“..”(半角情况)
    注意:如果您有的分录摘要没输,在过账以后,账簿上的摘要默认为上一条分录的摘要

    1. 在金蝶软件中如何录入红字凭证?

    答:在凭证录入时,先输入数值,数值录入完毕,按减号即:“—”,此时系统会自动将此数值变为红字。

    1. 凭证录入一半时,若不想接着输入,该如何处理?

    答:只需选左上角的[复原]键即可。

    1. 在录入凭证时,为何小数点输不进去?

    答:这是因为您的输入法状态是全角,解决此问题的方法有两个:(1)您在中文输入法状态下,将全角改为半角即可;(2)您把输入法切换成英文状态即可。
    8.当凭证录入完毕后,在何处查询?
    答:在凭证查询中查找。
    9.当发现凭证输入有错时,该如何处理?
    答:如果这张凭证是在输入过程中,只需将不正确的地方修改成正确的,保存即可,如果这张凭证已经保存了,首先要在凭证查询中,查到这张凭证,然后用鼠标双击此凭证或直接用工具条中的凭证修改,此时金蝶软件会自动调出这张凭证,您就可进行修改,修改完后保存。
    注:在修改凭证时以何人的名字进入,保存时制单人即为此人。
    10.若财务上有两个操作员为A、B,A录入10张凭证,由B审核,但B进行审核时却没看见1张凭证,这是为何?
    答:在金蝶软件中“用户授权”下有权限适用范围分别为:所有用户、本组用户、本人。现假设C有查询凭证的权限,用他来解释上面三个权限的含义:
    所有用户:即C可查询到所有财务人员录入的凭证。
    本组用户:即C可查询到本组财务人员录入的凭证。
    本人:即C只可查询到本人录入的凭证。
    11.凭证审核过后,发现凭证有错,该如何处理?
    答:要先进行凭证销章,然后才可修改凭证。首先将此凭证在凭证查询处查出,在文件菜单下(标准版7.0是在编辑菜单下)点成批销章,然后再进行修改
    12.如何在有账务发生的情况下增加明细科目?
    答:先在原科目下增加一个过渡科目,系统会将原科目数据转入这个过渡科目,再将该过渡科目的发生额及余额通过自动转账或制作记账凭证结转到其他新增科目。
    13.查询科目余额表等报表时,如何查看明细账?
    金蝶财务软件提供了证账表一体化查询功能。
    科目余额表(双击)——明细分类账(双击)——记账凭证
    核算项目明细表(双击)——明细分类账(双击)——记账凭证
    总分类账(双击)——明细分类账(双击)——记账凭证
    往来对账单(双击)——记账凭证
    单位对账单(银行对账)(双击)——记账凭证
    14.在金蝶软件中是否只要录入凭证,就可看见账簿和报表?
    答:只要录入凭证,就可看见明细账,但要看总账和报表,则必须过账。在查看明细账时,要选择“包括未过账凭证”
    15.进入多栏账后,发现是空的,但我想查看管理费用多栏账,该如何处理?
    答:在金蝶财务软件中所有的多栏账都没有预设,您均需根据自己的需要设置,设置过程比较简单。例:现在设置管理费用多栏账。
    (1)点击账簿——多栏账
    (2)选增加
    (3)选择管理费用科目后点确认;
    (4)点自动编排,此时管理费用的全部明细都将自动排列出来;
    (5)点确认键,
    (6)此时在多栏账中就有一个管理费用明细账,选确认键即可
    16.凭证录入完毕并审核后,如何登账?
    答:在金蝶软件中只要您在凭证这一模块用鼠标单击[过账],则登账过程自动完成,这时您可看到所有账本及报表。
    17.在工资模块中“核算项目”为何意?
    答:相当于工资条的内容。即工资表的表头。定义公式要根据核算项目来设,所有公式中用到的项目,均要先在“核算项目”中增加好。
    18.工资中的“核算项目”全部定义完毕,进入数据录入后,却没有一个职员,这是为何?
    答:先在[维护]中选[核算项目]中的[职员],看一下是否录入了职员。若已有了职员的姓名,看一下职员的类别是否是“不参与工资核算”。“不参与工资核算”是指在一些外资单位中有些外文人员的工资不是由国内发取的,我们就可将其类别设为“不参与工资核算”,则在录入工资数据时就不会有此人的姓名出现。
    19.如何新增职员的类别?
    答:(1)在[维护]中选[核算项目]中的[职员];(2)用鼠标点[类别]后的按键(有三个点的按键),然后增加类别即可。
    20.增加职员类别有何作用?
    答:在工资的费用分配中,我们会用职员的类别,进行工资费用分配。
    21.如何进行“费用分配”?
    答:在金蝶软件中系统会按您职员设置的类别自动分配您所需的工资项目。
    例:我现在将所有职员分为四类:管理人员、服务人员、推销人员,分配应付工资,用鼠标点[费用分配],按前进后会出现操作界面。在[职员类别]中有四个类别;[工资项目]中会列出所有工资项目,您只需选择您需要分配的项目即可,在进行工资费用分配时[工资费用科目代码]为生成凭证的借方、[应付工资科目代码]为生成凭证的贷方。
    (1)用鼠标选第一个类别[管理人员],然后选择[应付工资];
    (2)给出相对应的借、贷方科目;
    (3)用鼠标选第二个类别,同样进行费用分配;
    (4)一直选到最后一个类别,进行费用分配,这样整个工作就做完了,您只需用鼠标点前进,给出生成凭证的凭证字即可。
    22.人员离职后该如何处理?
    答:人员离职后请先别将此人的姓名删除,因为将此人的姓名删除后将查不到其以往的工资,所以只要将此人的类别设为:不参与工资核算即可。在年底时可将此人的姓名删除。

  • 利用Excel计算个人所得税

    利用EXCEL计算个人所得税

    EXCEL强大的表格处理功能,使我们在工作中往往有得心应手之感。下面,就是利用EXCEL计算工资薪金个人所得税的制表过程。
    1.命名文件。打开EXCEL,另存book1,更名为“个人所得税计算表”;双击sheet1,待sheet1反相时,更名sheet1为“1月份”;然后,将sheet2等工作簿定义为工作组全部删去。
    2.制作表格。按照个人所得税纳税规定,制作具体表式。
    在表格中,“非应税项目”是指:依照税法规定不征缴个人所得税,但又随工资奖金等一起发放的款项。如:在国家规定范围内职员向保险公司支付的养老保险金、向房改中心支付的住房公积金、独子费、差旅费等。由于该项目所含内容比较繁杂,可以就该项目的归集先制作EXCEL计算表,再将计算结果与上面所列示的“个人所得税计算表”相链接。
    3.设置公式。在制作该表时,关键是要搞清工资薪金计算个人所得税的税法规定,并设置相应的计算公式。
    (应纳税)薪金所得=工资+奖金-非应税项目;应纳税所得额=(应纳税薪金)所得-减除费用;对于中国居民而言,个人所得税的月减除费用为800元。
    下面,就要设置所得税税率栏的计算公式。一般,企事业单位职工的工资薪金所得,往往与单位整体效益及职工平均工资水平相一致。利用EXCEL逻辑判断公式,就可以设置关系式。
    有了税率,就要计算应纳所得税额。计算应纳所提税额,运用的依然是EXCEL的逻辑判断公式,不同的是:上面公式返回的值是税率,而这里公式返回的值将是应纳所得税额。
    应纳所得税额=应纳税所得额×税率-扣除额。由于计算过程中,数字间有乘的关系,所以,在单元格键入公式时,加ROUND予以取整。
    4.复制循环作业。由于已经设置了第二行的公式,运用EXCEL的拖曳复制功能,我们可以将各行次的公式设置好;到2月份,我们运用EXCEL拖曳复制工作簿的功能,用鼠标左键+CTRL将工作簿“1月份”复制1份,再将复制后的工作簿名称“1月份(1)”改为“2月份”,然后进行编辑。如此循环作业,相信计算个人所得税的工作将不会再使你挠头了。

  • 利用Excel检索记帐凭证和核对帐证

    利用Excel检索记账凭证和核对账证

    表处理软件是国外计算机辅助审计时最常用的工具之一,下面结合金蝶会计软件,利用数据接口将会计软件中的会计数据引入Excel系统中,然后再利用Excel软件就辅助检索记账凭证和核对账证数据是否一致。
    一、利用Excel软件检索记账凭证
    正如大家所知,现代审计过程包括符合性测试和实质性测试,无论是在符合性测试阶段,还是在实质性测试阶段,都需要对记账凭证进行抽样检查,特别是在实质性测试阶段,凭证抽样的原则之一就是重要性原则,即对重要的经济业务要重点检查。虽然我们也可以利用现行会计软件中的凭证查询功能辅助检索,但是会计软件查询的一大缺点是无法对现有记账凭证按发生金额大小进行排序,因此其重要性也就很难被排列出来了。然而如果我们将会计软件中的记账凭证数据引入Excel系统,再利用Excel软件提供的排序和筛选功能,就能非常方便达到这一目的。具体操作如下:
    第一步:点击“凭证查询”后输入的查询条件为“全部”,并将查询结果引入Excel系统(假设存放在“凭证”工作簿的“会计分录序时簿”工作表)中。启动Excel系统,打开“会计分录序时簿”工作表,结果如图1所示。
    第二步,点击“原币金额”列的任一单元后,再点击由大到小的排序按钮,则得到所有凭证发生金额的排序情况,当然这并不是审计人员最终想要的结果,他们需要知道的是某一具体会计科目(如现金—人民币现金)发生额的排序情况。
    第三步,点击“数据”菜单下“筛选”按钮,选择“自动筛选”。
    第四步,点击“科目代码”旁的下拉箭头,选择“自定义”功能,在弹出的窗口中输入“会计科目等于10101”,确定后得到一张“现金—人民币现金”按发生额由大到小进行排序结果,如图2所示。
    如果想分别了解现金收入和现金支出的排序情况,只要将排序对象由“原币金额”改为“借方金额”或“贷方金额”。
    如果我们还想进一步对非末级会计科目的发生额排序,可以利用会计软件对账簿的查询功能,先生成会计账簿(如10201明细账簿),然后引入Excel系统,选定“贷方本位币金额”或“借方本位币金额”,点击“数据”下的“排序”,按由大到小进行排序;由于这时的排序结果包含了各期本月合计数、本年累计数等重复数据,所以还必须对排序结果进行筛选;点击“数据”菜单中的“筛选”按钮,选择“自动筛选”,再点击“凭证字”旁的下拉箭头,选择“自定义”,将“凭证字”定义为非空白后即得所要结果,如下图所示。
    二、利用Excel软件核对记账凭证与科目余额的一致性
    如果所有记账凭证都是由审计单位或财政部门经过检测的会计软件进行正常记账(即更新科目余额),那么记账凭证与科目余额是肯定一致的,但是我们不能排除有人绕开会计软件,直接打开数据库修改科目余额,因此对电算化会计信息系统的审计,应当对现有系统中的记账凭证与科目余额的一致性进行检查。现行的检查方法:一是利用会计软件提供的账簿与记账凭证的联查功能抽样核对;二是绕过计算机系统,直接通过人工抽样核对。虽然抽样审计是现代审计的一大特点,但是这也是审计成本的一种制约,如果我们能利用计算机工具实现部分审计工作自动化,借此在某一方面实现全面审核,显然要比抽样审核效果更好。全面审核的办法也有二:一是利用现行的会计软件进行验算,基本思路是重新建立一个账套,引入被审账套的全部会计数据,再利用会计软件提供的反结账、反记账功能,重新倒回后再演算一遍,看看与原来结果是否一致。利用会计软件虽然技术可行,但其基本前提是会计软件的功能必须是正确,然而我们无法保证所使用的会计软件未被非法修改或被不正确修改过,所以必须在此之前,对会计软件功能作一测试;二是利用Excel软件来验算,这种方法不仅能验算记账凭证与科目余额是否一致,而且还能据此测试现行会计软件是否正确,因此更具有实用性。其具体操作过程如下:
    第一步,从会计软件“凭证查询”功能检索出截止到本期期末所有本年发生的记账凭证,再引入Excel系统(假设在“验算”工作簿的“会计分录序时簿”工作表)中。
    第二步,从会计软件的报表模块中将所有科目的科目余额检索出后,引入Excel系统(假设在“验算”工作簿的“科目余额”工作表)中,并对引入的结果作如下调整:若本账套为非年初建账,这时需要考虑将建账前本年已经发生的借、贷累计发生额单独列示。在本例中建账日期为2月1日,为此将“科目余额”工作表中的本期发生额的借、贷方栏改为建账前发生额的借、贷发生额栏,用来存放建账前本年累计发生借、贷金额;考虑到金蝶会计软件是按期计算科目余额,而我们只需要年初借/贷余额、建账前借/贷累计发生额和建账后借/贷累计发生额,因此必须删除建账之后的所有科目余额内容;清空所有会计科目本年累计发生额的借/贷栏的内容,结果如图3所示。
    第三步,参照以下公式计算“科目余额”工作表中的G列和H列各单元的值(其中会计分录序时簿的H列为科目代码,会计分录序时簿的Q列为会计科目借方发生额,会计分录序时簿的R列为会计科目贷方发生额,单元行数为1000表示公式能够容纳足够的科目余额,实际可根据情况调整,101*表示以101开头的所有末级科目):
    G2=SUMIF(会计分录序时簿!$H$2:$H$1000,“101*”,会计分录序时簿!Q$2:Q$1000)+E2
    H2=SUMIF(会计分录序时簿!$H$2:$H$1000,“101*”,会计分录序时簿!R$2:R$1000)+F2
    第四步,将“科目余额”工作表中的最后两列,修改为“期末余额”一列,并参照公式I2=C2-D2+G2-H2计算其他各单元值,结果如图4所示。
    最后,将用Excel软件计算的结果,与会计软件计算的结果(在科目余额表相应的会计期间内)相比较,核查会计软件内的会计数据是否正确,并以此来判断记账凭证数据与科目余额数据是否一致。这里我们将会计软件中的科目余额(如图5所示)与上图Excel计算的结果相比较后,我们可以认定该单位的记账凭证数据与科目余额数据是一致。

  • 巧妙删除Excel中的换行符

    巧妙删除Excel中的换行符

    在用Excel输入数据时,我们知道按下“Alt+Enter”可以在单元格中实现换行。笔者在管理学籍时,录入家庭住址时就常用这一招。不过,今天却遇到了一件麻烦事,领导要求把学生的家庭住址变成一行,也就是要把换行符全部去掉。真是狂晕,如果一个一个去修改,还不把我累死。
    静下心来想一想,“解铃还需系铃人”,Excel应该会有办法的。捣鼓了一会儿,办法找到了,也非常简单,方法如下:选定当前列,单击“格式/单元格”,出现“单元格格式”对话框,单击“对齐”标签,可以看到中间的“自动换行”是选中的,把它前头面的小勾去掉,就一切OK了。
    其实,我们在按下“Alt+Enter”实现在单元格换行时,就是把这个“自动换行”的选项选上了,现在反过来,也同样可以把它去掉,如此而已。

  • 如何用Excel和银行对账

    如何用Excel和银行对账

    在对账前,首先,应加计累计银行存款余额;然后,检查银行存款收支凭证的完整性;最后,准备好上月银行存款余额调节表和空白的银行存款余额调节表、银行对账单等。
    一切就绪后,把银行对账单导入Excel,按需要整理好数据。按Ctrl键选定日期栏、支票号码栏、凭证号栏、借方发生额栏(单位支出)、贷方发生额栏(单位收入),依次点选“数据→筛选→自动筛选”。完成以后,选定栏后都添了一个“三角符号”。
    点支票号码栏后的“三角符号”,选“自定义”选项,弹出自定义筛选方式窗口,选“包含”选项,输入支票号码后四位,点“确定”会自动筛选出其对应的支票金额,然后在对应凭证号栏输入其记账凭证号:点贷方发生额栏后的“三角符号”,会发现下面有许多数据,根据记账凭证的银行收款金额选定数据,然后在对应凭证号栏输入其凭证号;同理,点日期栏选定其中任一时间,可以筛选出当日的全部银行存款收支。显然,支票号码栏是用于筛选银行支票发生额的,贷方发生额栏是筛选单位收入的,借方发生额栏是筛选单位支出的,而日期栏是按日期筛选单位收支的。
    理解以上用法后,可以根据完整的银行存款记账凭证,灵活运用上述方法将凭证号输入对应的对账单发生额前的凭证号栏内。
    为便于理解,现举例说明如下:银行记账凭证1有三笔业务都发生于2005年6月1日,现金支票(支票号码18224712)付款10000元、财政拨款50000元,购买支票120元。
    对于第一笔现金支票付款10000元,点支票号码后的三角符号,选“自定义”选项,在弹出自定义筛选方式窗口中选“包含”然后输入支票号后4位(4712),点“确定”,所有发生额随之消失,只剩下4712号支票发生额,在凭证号栏输入“1”。需要说明的是,之所以只输入后四位,是因为输入后三位有可能筛选出两笔以上的发生额,而输入后五位或六位会加大工作量。
    对于第二笔财政拨款50000元,点贷方发生额栏后的三角符号,选50000,将50000元的业务筛选出,或点日期栏后的三角符号,选6月1日,筛选出6月1日的银行业务。如果收支业务复杂可以综合运用上述两种方法,即在筛选出日期的基础上,再筛选出50000元的贷方发生额,或在筛选出50000元贷方额的基础上,再筛选出6月1日发生的50000元贷方收入。
    对于第三笔购买支票业务,可参照第二笔业务,在此不再详述。
    根据以上方法,我们可以较省时省力地将银行存款收支筛选一遍。
    这里,要强调几点注意事项:
    1.利用支票号码筛选时一定要选“包含”,因其最省时省力;
    2.在方法与方法转换前,一定要还原为全部业务,否则,就只会形成在第一种方法的基础上再运用第二种方法的综合法;
    3.一定要有凭证号栏,每筛选一笔业务都要输入相应的凭证号,并根据相应的凭证号与银行进行对账。
    4.在完成检查并改正了错漏之后,再次点凭证号,选空白。这些空白的就是未达账项,把上期的未达账项剔除,剩下的就是本期的未达账项。
    鉴于单位间的差异,在实际工作中不应对上述方法照搬照套,而应具体情况具体分析,在理解的基础上不断创新,不断发展。

  • 如何在会计软件中设计反记账功能

    如何在会计软件中设计反记账功能

    无论在手工会计系统还是在计算机会计系统中,都要根据已审核的记账凭证登记账簿,称之为记账。而反记账是将已经登记入账的会计数据予以取消,使之恢复到记账前的状态。它是记账的逆操作,也是计算机会计系统独有的一个概念。会计软件中要不要设反记账功能,一直存在激烈的争论。笔者认为,反记账是计算机会计系统在处理经济业务数据发生错误时予以更正的理想方式,不过在设计时必须充分考虑到反记账功能的不足之处,对其使用设置严格的限制条件。
    一、反记账的作用
    反记账在下述三种情况下有着无可替代的作用:
    1.大量的错误凭证被登记入账。这种情况在计算机会计系统投入使用初期(尤其在试运行期间)非常容易发生。如果没有反记账功能,则只能编制大量的错账更正凭证予以更正,从而导致账簿中存在大量的冗余信息,影响会计信息的使用。从审计的角度来看,当审计人员查到一笔又一笔的错账时,这些错账也许在后续的凭证中进行了更正,但仍会使审计人员对错误产生麻痹思想,影响审计工作效率。如果有反记账功能就可以先取消记账,把错误凭证全部更正后再重新记账,账簿中的冗余信息就可以大大减少,账簿信息就会简洁明了,便于利用。
    2.账证不符。在计算机会计信息系统中,记账实质上是将记账凭证库的有关数据转入账簿数据库中,而且正式过账前要先对记账凭证进行平衡校验,以保证其正确性,所以账证一般是相符的。但是当计算机会计系统遭受计算机病毒的侵袭,或者存放会计账簿数据的计算机硬盘扇区遭受物理损害,或者账簿数据库在没有启动计算机会计软件的情况下被人为非法篡改时,就完全可能导致账证不符。无论是账簿错误还是凭证错误,或者账簿、凭证都有错误,都无法像手工会计那样采用划线更正法、补充登记法或红字冲销法来更正,最好的办法就是反记账。如果凭证数据正确,仅仅是账簿记录有误,取消错误的账簿记录后将正确的凭证数据转入即可;如果是凭证有误,则不管账簿记录是否正确,均应先取消账簿记录数据,再对错误凭证一一进行更正,审核无误后重新登记入账。
    3.记账过程意外中断。在手工会计中,记账人员只需接下去登记就可以了。但在计算机会计系统中,记账是由计算机自动进行的,当意外断电、病毒侵袭等非常事件导致记账过程意外中断时,财会人员无法了解计算机到底已经登记了多少张凭证,因而也就无法在系统恢复正常后继续登账。也许从理论上说,精通计算机和会计软件的人能通过查询账簿数据库记录等方法获知记账过程中断时已登记的凭证数,但对普通的会计人员来说,这是不现实的。况且即使获知记账过程意外中断时已登记的凭证数,会计软件也不允许接着记账,唯一的办法就是设置反记账功能。对此,《会计核算软件基本功能规范》也规定,会计软件“应当具有在计算机发生故障或者由于强行关机及其他原因引起内部和外部会计数据被破坏的情况下,利用现有数据恢复到最近状态的功能”。显然,要恢复到“最近状态”就需对最后一次记账进行反记账。
    二、反记账功能使用条件设计
    反记账功能显然不是一个常用的功能,它只有在前述三种特殊情况下才能使用。如果滥用反记账功能,则不但影响会计处理的严肃性,也会大大增加工作量。许多人就是以此为由反对在会计软件中设计反记账功能。因此,对反记账功能的使用必须严格限制。其限制条件至少必须包括:
    1.操作者必须是得到系统管理员授权的原记账人。在计算机会计系统中,记账人员应对账簿的正确性负完全责任,谁记账有误就只能由谁负责更正。设置反记账功能的目的,就是取消部分甚至全部的错误账簿记录后重新按正确数据记账,从本质上讲,这是对错账的一种更正行为。为了保证记账操作的严肃性,避免滥用反记账功能,操作者必须得到系统管理员授权后才能进行反记账。
    2.只能在结账前进行。结账就是在本期经济业务全部处理完毕并确认无误后予以封账。进行结账操作就意味着本期已经没有经济业务需要处理,因而不但不允许输入本期的记账凭证,也不允许对本期经济业务进行记账和反记账。
    3.只能按凭证号或日期逆序连续进行操作。记账是按日期和凭证号顺序进行的,只有逆序地连续取消账簿数据库的记录,才能保证重新记账的正常进行。这就意味着,反记账时应该以账簿数据库的最后一条记录(或者说是最后一张已记账的凭证)为起点,依逆序前溯定位,确定出反记账的记录数,而不能从账簿数据库中任意抽取几条记录(不管是否连续)作为反记账的范围。
    三、反记账过程的数据处理
    反记账是记账的逆操作,即将账簿数据文件中的最后一条或多条记录转回到未记账凭证文件中去,应该转回的记录就是反记账的范围。一般来说,这个范围应该由反记账执行人员根据需要确定。但是在记账过程意外中断而需恢复到记账前状态的情况下,会计软件应该提供自动定位的功能。现有会计软件的解决方案是在每次正式记账前先将账簿数据内容备份到硬盘的某一固定文件中去,如记账过程意外中断,则以备份文件恢复账簿数据文件。由于每次备份到硬盘的文件名是固定、唯一的,所以只能针对最后一次记账数据进行恢复,且只能进行一次。而且这种备份和恢复是对月内账簿数据的完全备份和完全恢复,如果一个单位的经济业务量较大,在月末进行记账和反记账就会耗费较长的时间。为了提高效率,设想采用如下两种方法加以解决:
    1.在未记账凭证文件中保留已记账凭证记录。记账时,将记账范围内的凭证追加到账簿数据文件中,但不删除未记账凭证文件中的相应记录,只是作已记账标识,使其在编辑、查询未记账凭证时能自动被过滤掉,同时每一次记账后都在该未记账凭证文件上作截止标识。这样反记账时既可以直接按凭证日期、编号等指定范围,也可以根据每次记账后所作的截止标识恢复到最后一次或最后几次记账前的状态。反记账的实现也不再是将账簿数据文件记录转移到未记账凭证文件中,而是删除账簿数据文件的有关记录,同时去掉未记账凭证文件中相应记录的已记账标识和截止标识。在这种方式下,虽然未记账凭证文件的记录增加了硬盘占用空间,但省却了每次正式记账前的数据备份时间和备份文件占用的硬盘空间。与现行方法相比,这种方法效率更高,占用空间更少,使用起来更灵活方便。
    2.将未记账凭证文件与账簿数据文件合而为一,只设置一个记账凭证文件。这个记账凭证文件用于存放全部未记账凭证和已记账凭证,其结构包括上述未记账凭证文件与账簿数据文件中的所有字段,即除了未记账凭证填制时涉及的各个字段外,还要加上已记账标识、记账人姓名等。同第一种方法一样,为了能恢复到最后一次或最后几次记账前的状态,还要加上一个截止标识字段,以记录每次记账的范围。当需要增加、编辑或查询未记账凭证时,就将打上已记账标识的记录过滤掉;当需要进行账簿查询或打印时,就把没有已记账标识的记录过滤掉。每次记账时,在记账范围内的凭证记录中加上已记账标识和记账人姓名,并将记账范围内的最末一条记录打上截止标识就可以了。这种方法下反记账的实现更加简单,只要将反记账范围内记录中的已记账标识、记账人姓名以及截止标识去掉即可。

  • 用Excel计算银行还贷

    用EXCEL计算银行还贷

    现如今,从银行贷款购车买房,已经是很多人实现自己梦想的一种流行做法,特别是有较相对稳定收入的工薪族,只要交了首期,每月定期等额付银行一定的款项,就可以拥有自己的私家车和房子,提前拥有高质量的生活水平。购买者每月等额付款,都知道这个款项里包含了部分本金和利息,从付款的第一个月起到最后一个月,这个数字都相同,但对大多数人来说,并不太清楚每个月的还款额是怎么得来的。如果想提前还贷,就更加搞不清楚了。其实我们很多人正在使用的OFFICE套件中的EXCEL中,就提供有PMT、IPMT和PPMT函数来计算银行还贷,利用它们你可以很容易计算出自己的还贷款额,每月还给银行的利息以及本金等内容。
    1、计算每月等额还款额
    EXCEL中提供的PMT函数是基于固定利率及等额分期付款方式,返回投资或贷款的每期付款额。利用PMT函数可以计算出每月偿还的款额。
    (1)PMT函数的使用格式
    PMT(rate,nper,pv,fv,type) Rate 为各期利率,是一固定值。
    Nper 为总投资(或贷款)期,即该项投资(或贷款)的付款期总数。
    Pv 为现值,即从该项投资(或贷款)开始计算时已经入账的款项,或一系列未来付款当前值的累积和,也称为本金。
    Fv 为未来值,或在最后一次付款后希望得到的现金余额,如果省略 fv,则假设其值为零(例如,一笔贷款的未来值即为零)。
    Type 只能用数字0 或1,用以指定各期的付款时间是在期初还是期末。如果省略 type,则假设其值为零。
    (2)说明
    PMT 函数返回的支付款项包括本金和利息,但不包括税款、保留支付或某些与贷款有关的费用。应确认所指定的 rate 和 nper 单位的一致性。例如,同样是四年期年利率为 12% 的贷款,如果按月支付,rate 应为 12%/12,nper 应为 4*12;如果按年支付,rate 应为 12%,nper 为 4.
    (3)银行还贷计算示例
    假如你购一套200,000元的房子,首付30%后,你的贷款本金是140,000元,10年按揭付清(至0),按目前银行商业住房贷款利率,10年是月利率是4.2‰。
    在EXCEL电子表格的某单元中,输入:=PMT(0.0042,10*12,140000,0,0) 
    回车确认后,所得的值1487.66元,就是你每月等额还款的数字,它包括了本金与利息。 输入公式中的0.0042是月利率,如果是年利率,要将年利率除以12转换为月利率;10*12是还款的总月数;140000是贷款的本金;第一个0,指还完所有本息后其最后值就是0;第二个0表示期末付,银行多设置为期末付。
    除了用于贷款之外,函数 PMT 还可以计算出别的以年金方式付款的支付额。例如,如果需要以按月定额存款方式在 10 年中存款 ¥50,000,假设存款年利率为 6%,则函数 PMT 可以用来计算月存款额: PMT(6%/12, 10*12, 0, 50000) 等于 -¥305.10 即向 6% 的存款账户中每月存入 ¥305.10,10 年后可获得 ¥50,000.
    2、计算各月偿还的利息
    EXCEL中的IPMT函数是一个基于固定利率及等额分期付款方式,返回投资或贷款在某一给定期次内的利息偿还额的函数,利用IPMT函数可以计算各月偿还的利息额。
    (1)IPMT函数的使用格式
    IPMT(rate,per,nper,pv,fv,type) Rate 为各期利率,是一固定值。 Per 用于计算其利息数额的期次,必须在 1 至 nper 之间。 Nper 为总投资(或贷款)期,即该项投资(或贷款)的付款期总数。 Pv 为现值,即从该项投资(或贷款)开始计算时已经入账的款项,或一系列未来付款当前值的累积和,也称为本金。 Fv 为未来值,或在最后一次付款后希望得到的现金余额。如果省略 fv,则假设其值为零(例如,一笔贷款的未来值即为零)。
    Type 只能是数字 0 或 1,用以指定各期的付款时间是在期初还是期末。如果省略 type,则假设其值为零。
    (2)说明
    应确认所指定的 rate 和 nper 单位的一致性。例如,同样是四年期年利率为 12% 的贷款,如果按月支付,rate 应为 12%/12,nper 应为 4*12;如果按年支付,rate 应为 12%,nper 为 4。
    在所有参数中,支出的款项,如银行存款,表示为负数;收入的款项,如股息收入,表示为正数。
    (3)各月利息计算
    按以上例子(即贷款140000元,10年还清,月利率4.2‰)来计算各月的利息。在EXCEL的A1填上“第N月”,B1填上“第N月偿还利息”,然后在A2到A121分别填上1~120,表示第1个月到第120个月。在B2单元中输入: =IPMT(0.0042,A2,10*12,140000,0,0) 回车确认即可得出-588.00,即第1个月的利息为588.00元。

  • 用Excel制作工资计算表

    用Excel制作工资计算表

    在企、事业单位中人事部门每月都将花费大量的精力制作当月工资发放通知单。如用EXCEL 97中的IF函数来设计计算表可大大提高工作效率。
    首先建立一个EXCEL基本情况表,如工号、姓名、工资、奖金、补贴等(可使用财务部门数据),然后在姓名后插入任意列(如病假、事假、迟到等)。在表的最后几列标示相应的扣工资、扣奖金、扣补贴与标记等,如文中附表所示。
    现在我们利用IF函数来设计工资计算表。
    假设条件:
    工资:当月病假天数小于6天,不扣工资;大于5天扣全月20%工资。当月事假天数小于6天,不扣工资;大于5天扣全月30%工资。
    奖金:当月病、事假合计超过10天,停发当月奖金。合计小于10天病假,每天扣奖金10元,事假每天扣奖金20元;迟到每次扣奖金5元。
    补贴:当月病假小于16天,每天扣补贴1/23,大于15天停发。当月事假小于11天,每天扣补贴1/23,大于10天停发。
    制表过程:
    1.单击I2,打开粘贴函数(fx),选逻辑类的IF,单击确定。Logical_test位置填C2<6;Value_if_true位置填0;Value_if_false位置填F2*20%,回车。
    2.把光标停在公式栏右边,打开粘贴函数(fx),选逻辑类的IF,只不过分别填入D2<6,0,F2*30%,回车。
    3.单击J2,重复第1步,分别填入C2+D2>10,G2,C2*10+D2*20,回车。
    4.重复第2步,分别填入E2>0,E2*5,0,回车。
    5.单击K2,重复第1步,分别填入C2<16,C2*H2*1/23,H2。
    6.重复第2步,分别填入D2<11,D2*H2*1/23,H2,回车。
    7.单击L2,重复第1步,分别填入I2+J2+K2>0,1,0。
    最后使用自动填充柄在I、J、K、L列按需要填充,以后每月只要在C、D、E列输入考勤记录,然后在L列使用自动筛选,选1看一看,结果怎么样,令你满意吗?当然,加过工资的人员要记得更新哟。实际操作中,可用以上方法添加所需要的列。

  • 用友U8软件操作小技巧

    用友U8软件操作小技巧

    用友软件是一款功能强大、应用广泛的财务软件,笔者在使用过程中总结以下小技巧,供大家在工作中参考。
        1.巧用快捷键
        按F5键,生成新凭证,填制完毕,再按F5,可保存目前的内容并生成下一张新凭证,免去了用鼠标点击“增加”、“保存”两个按钮的麻烦,轻松完成凭证的保存与增加。
        按F4键,调用常用凭证。通行费收入、通行费拆账、发工资、计提工会费等常用或者科目较多的凭证,在制单过程中生成常用凭证,清除金额,在需用时按F4键调用,输入新金额,避免了重复劳动,提高了工作效率。
        妙用“Tab”,“Space”,“=”键。在填制凭证页面用“Tab”键,快速移动鼠标,更改日期、凭证张数、摘要等内容;按“Space”键,让数字在借方金额、贷方金额栏进行移动;当分录为多借一贷时,在贷方金额栏按“=”键,贷方自动出现合计数,常用于通行费收入凭证。
        2. 准确应用行业集团报表
        因会计凭证的错误,导致报表错误,应先重新记账,再进行报表。报表时尤其应注意按“重新计算”按钮,并重新进行数据审核,必须用正确的数据覆盖“所有表全部”,才能确保新报表的正确。再下一次打开报表体系录入数据时,将出现正确的新报表。
        3. 简单进行恢复数据
        及时进行数据备份,可以确保数据的安全。若没有及时备份,用友软件出现故障时,可以采取简单的办法恢复数据。在U821文件夹下,拷贝出ADMIN文件夹中的帐套文件。在新电脑上引入前期备份的文件,再用上一步拷贝出的账套文件覆盖掉新电脑上的ADMIN文件夹中的账套文件,这样就可以恢复到出故障前电脑上的最新数据。考虑到数据安全性,建议用友软件安装在D盘。

  • 用友软件使用点滴

    用友软件使用点滴

    财务软件的出现,使日常枯燥的会计核算工作量大大减轻。总账、明细账的自动登录,财务报表的自动生成,这些优点都大大吸引了广大财会人员的喜爱。可是在使用财务软件的过程中,总会出现这样或那样的问题,在这时,即便是计算机专业人员也不敢轻易去修改。因为,大家都清楚,一旦财务软件出现崩溃,后果可想而知,这也是为什么用盗版财务软件的人比较少的原因。因此,正因为财务软件的重要性,使得许多人对他望而却步,不敢轻易下手去DIY,其实,有些问题是我们能够自己轻松解决的。下面以用友财务软件为例,介绍一下日常财务软件使用中的心得。
    一、新建套账时的注意事项
    拿到一套软件之后,不要急于去安装和尝试软件的各种功能。首先应该对软件的使用细则有一套清晰的了解,应了解该财务软件的运作流程。然后,按下列程序进行套账的初始化操作。 
    1、在用友财务软件中,首先应该以管理员的身份新建套账,建账之后不应先去初始化期初余额,更重要的工作是进行财务分工!不要对我说你单位就你一个会计,即便如此,你也得进行财务分工,身兼数职:所有的财务软件都将凭证的录入与审核计账相分离,以便交叉监督。最常见的财务分工方式是分成四人:系统管理员、制单员、审核员、记账员。在以后的使用中,应该按账务核算的分工以不同的身份登录财务软件。
    2、进行科目设置。在财务分工之后,接着应查看由系统提供的会计科目是否能够满足你单位的核算需要,如果不够(准确地说,肯定不够!),还应该添加相关的科目。比如,在核算增值税的过程中,很明显地需要“应交增值税”二级科目甚至三级科目,但你在系统提供的会计科目中不能找到,此时应进入“会计科目”模块,进行科目的添加工作,在添加的过程中,应该注意对科目编码的设置。如果是二级科目,该科目的前三位编码一定要设成对应的一级科目的代码。应该知道的是,用友财务软件对科目的管理是以科目编码为依据的,如果科目编码设置错误的话,后患无穷!而且,科目只要设定好了,以后核算中想将之删掉都不行!  
    3、进行期初余额的设定。如果你新建套账的启用日期是在年份中间,在录入期初余额时,不能在“年初余额”栏目中输入,这样做是徒劳的。我就曾因为该问题一直怀疑是否是有软件故障。正确的方法是在“期初余额”栏目中输入。在进行期初余额录入时,一定要注意数据的准确性,因为,这些期初数据一旦发生作用时,你是无论如何也不可能去修改的!
    二、日常核算过程中的注意事项
    用财务软件进行日常的会计核算,有时会遇到自找麻烦的事,手工处理中很简单的事情,在计算机上你却束手无策!常见的问题如下:
    1、不能进行凭证录入:刚使用用友软件时,你首先会进入“凭证处理模块”,进行凭证的录入,但往往你都不会成功。原因何在?因为你未对凭证进行“凭证类别”(也就是常见的“收字、转字、付字”)设定,解决方法很简单,进入“凭证类别”进行设定即可。
    2、录入的凭证无法登账。当你辛辛苦苦地录完凭证之后,在进行记账操作时,你很可能会发现系统可供记账的凭证是空白的,为什么?这里,就不得不提到核算的过程了。在用友的财务软件中,基本的核算过程是:凭证录入->凭证审核->凭证录账,这个基本程序是不可不知的。另外,根据交叉监督的原则,在凭证录入时你是不可能同时进行凭证审核、记账的,你(或者其他人)必须以不同的身份再次重新登录,才能够进行审核、记账操作。
    3、以记账的凭证无法修改。在你将所有的凭证都记账之后,你发现之前你的会计凭证录入有误,怎样去修改?这个过程有些复杂。首先以“审核员”或者“记账员”的身份重新登录,然后进入“套账管理”模块,选择“恢复记账前状态”菜单,这时,你可以在“恢复最近一次记账前状态”和“恢复到月初时状态”之间进行选择。之后进入“凭证处理”模块,取消对出错凭证的审核,然后再以“制单员”的身份重新登录,进行修改操作。
    三、套账之间数据共享问题。
    在日常工作中,用一套软件进行多套账务的核算是很正常的。于是,这里我们会遇到一些信息重用的问题,比如,总公司和分公司分别核算,用到的会计科目大都相同,如果这两套账都是由一人核算的,那么会计科目的“助记码”都是一致的。在新建第二套账时,如何将第一套账中会计科目信息为第二套账所用,总不可能再依次输入吧?用友的财务软件中为我们提供的相应的解决的方案。进入用友财务软件的“用友账务(工具)”辅助程序,选择科目复制即可。应该注意的是,能够进行科目复制的前提是两套账的科目编码规则应该是一致的,否则,复制操作无法完成。
    四、编制财务报表的问题
    “UFO报表”程序是用来对由用友账务产生的账务资料进行再加工的辅助软件。它能够将已有的账务资料进行处理,生成各种财务报表。在实际使用中最容易出一些简单而又最不容易发觉的问题,主要表现在:无法生成报表,但你又无法得到出错信息,这个问题我曾遇到过,很是恼人!进行报表生成时,正确的程序是,1、在文件菜单中选择“新建”操作。2、在文件菜单中选择“账务路径”,这是最关键的一步!比如你在财务软件是安装在D:\UFSOFT72下面,假设已建一套编号的001的套账,那么,在设定账务路径时,你就不能够将账务路径设为D:\UFSOFT72\ZT001,这样做是错误的。UFO中的“账务路径”,是指系统文件ZWSET.MDB的存放路径,有了这点认识,你才能够顺利地进行报表处理。
    在编制财务报表时,你可能有这种体会,明明你的账务处理没问题,但是由UFO生成的资产负债表总是不平。这时,首先你应检查在“所有者权益”栏中每个项目的公式是否与你的会计核算相一致,最常见的问题是UFO软件对“未分配利润”的计算和对“盈余公积”的处理与你的核算方法有冲突(如:对“本年利润”采用“表结法”还是“账结法”的不同处理,都会影响对未分配利润的计算)。

  • 怎样使用Excel2000统计数据

    怎样使用EXCEL2000统计数据

    在一个大型的企业,化验室的数据是很多的,因此,计算量也相当大,采用传统的手工计算恐怕难以胜任,能否使用先进的软件来完成各种复杂的计算,回答是肯定的,用EXCEL 2000可以很好地解决这个问题。
    单元格C3到G3是输入数据的部分,C4是计算C3到G3的最小值,C5是计算C3到G3的最大值,C6是计算C3到G3的平均值,C7是计算数据的个数,空着的表示没有数据,无效。C7、C8是计算有效的数据,其条件是B8和B9.在C4、C5、C6、C7、C8、C9分别输入公式:=MIN(C3:G3)、=MAX(C3:G3)、=AVERAGE(C3:G3)、=COUNT(C3:G3)、=COUNTIF(C3:G3,B8)、=COUNTIF(C3:G3,B9),就会自动计算出结果,是不是很方便呢?各位不妨一试。

  • 自动转账分录的定义和运用

    自动转账分录的定义和运用

    在财务软件的使用中,定义账套、系统设置,到凭证转入、审核、记账、结账,每一个环节都不能省略,而且必须根据单位的实际去设置,因此大凡使用账务处理系统的财务人员都基本上能熟练掌握及运用这些功能模块。但在实际使用账务处理系统时,许多人都忽略或未使用财务软件中的一个相当便捷的模块,这就是定义和运用自动转账分录。
    我们知道在会计业务中存在一类转账凭证,它们每月重复或年年重复且有规律地出现。例如,每月提取折旧费,按月上交税金,按月发放工资,月底结转管理费用到损益账户,年底进行收入、费用的决算等。这些凭证的摘要、借贷方科目,金额的来源或计算方法基本不变,如果我们要编制此类凭证,每月都将做许多这样的重复工作,而且所取金额必须从计算机记账后查阅,记录后才能录入,稍有不慎,就会出现遗漏或输入错误。
    因此,在财务软件的账务处理系统中专门设置了“自动转账分录定义”模块,我们可以把此类凭证的摘要、借贷方科目,金额的来源或计算方法预先设置好定义存入计算机,并用不同的“分录号”标记命名。使用时,告诉计算机“自动转账分录”的分录号,由计算机自动调入该“自动转账分录”,并根据预先定义的金额来源或计算方法自动取数,填制相应的金额并产生凭证。这样就不必经常重复输入此类凭证,可成倍地提高录入速度。
    自动转账分录必须先定义后使用。在定义过程中有一定的难度,如熟练掌握了电子报表取数方法,其定义则难度不大,一旦定义成功,使用起来非常便捷。下面,笔者以安易软件为例介绍一下自动转账分录的定义。
    定义自动转账分录的三个难点解决了,其他问题也就迎刃而解。
    一是“借/贷”符号的录入。键入“J”则为“借”,键入“D”则为“贷”,至于方向与正常编制凭证的方向相同。
    二是会计科目的输入。可以输入助记码,也可以按F2键调出一张科目代码,科目名称对照表,选择应选科目即可;也可以直接输入科目代码。
    三是金额来源,这是难点之中的难点。它主要指此科目的人民币金额如何取得。此时按F2键可出现表达式复选框,双击所选项后出现金额选项框,双击所选项后确定即可。在实际工作中金额来源表达式是不同的,一些是从科目表取数,一些是从部门表取数,也有一些是常数和凭证输入数,应根据实际情况逐步摸索使用。像税率、折旧率、分配系数等则选“常数”。此时,出现“转入常数”窗口,提示输入一个常数。如税率为33%,则常数输入0.33,表达式中则乘以0.33作为常数的来源。为加快定义自动凭证速度,在自动凭证左下方有“公式递推”框,对于同类科目,如52101(管理费用———工资)、52102(管理费用———办公费)、52103(管理费用———其他)等,在金额来源设定中只要设定一项公式后,点击“公式递推”后,521的每一个下级科目都会自动增加,公式也会相应扩展。
    定义好的自动凭证,为验证其正确性,便于修改,可单击“试编”。试编后的数据不会存入计算机,也不参与记账,我们可放心使用。当然,不可轻易使用“编制”,否则我们只能用“删除”键删除。